智能檔案管理系統采用先進的RFID自動識別技術和計算機軟件技術，以RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領用歸還記錄，利用非接觸式的智能館員工作站、智能書架等RFID讀寫設備，與后臺數據庫管理系統相配合，可以實現檔案的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。同時系統在檔案室出入口處安裝智能安全門，通過遠距離RFID認證，可以實現自動防盜與檔案出入庫確認功能。
系統的總體結構如下圖所示：



1.單份檔案在線監控管理模式
單份檔案在線監控管理模式實現了檔案架上所有檔案標簽的實時盤點監控管理，減少人工參與檔案管理工作，實現真正的無人化智能檔案管理，在這種管理模式下，為提供檔案的識別成功率，智能檔案架上的讀寫設備需要特別技術開發

2檔案袋在線監控管理模式

檔案袋在線監控管理模式下，實現檔案袋在線監控管理，由于檔案袋電子標簽內存儲該檔案袋內檔案的所有條目信息。因此檔案袋內的單份檔案標簽無需實時盤點，如果有細致盤點單份檔案信息需求，可將該檔案袋取下檔案架，放于館員工作站或移動RFID終端掃描檔案袋內單份檔案標簽，整個掃描過程不需要拆開檔案袋。