本系統結合RFID射頻識別技術，采用密集柜存儲的各類檔案的借閱，歸還過程進行精細化管理，改變了以往檔案的手工借閱歸還過程的方式，使得對檔案的跟蹤更加精確。借閱歸還記錄詳細可查，可追溯。杜絕檔案的亂放，查找效率低下等問題。同時實現了檔案借閱歸還的電子化管理，在線審批，大幅減輕了管理人員的工作量。本系統的主要管理流程為：
1. 初始化系統，初始化檔案柜，儲藏格信息，在儲藏格即為儲藏檔案盒的最小檔案柜單元。
2. 錄入檔案卷，檔案盒，檔案案件數據。
3. 用戶登錄（賬號登錄，指紋、人臉識別可選）
4. 借閱首先需要填寫，要借閱借出信息，選擇相應檔案卷，提出借閱借出申請
5. 審批人員審批
6. 審批通過之后，將檔案給借閱人進行借閱或借出，在系統登記出借情況
7. 系統自動判別到期期限，到期后會提示是否續借
8. 如果要續借，則提出續借申請
9. 續借審批通過以后則系統自動變為待歸還狀態，否則是超期未歸還狀態。
10. 歸還，通過PC客戶端歸還。