北京 2011-04-18(中國商業電訊)－－目前企業的信息化系統的建設和部署無外乎采用以下幾種方式，他們分別是用戶自行開發、外包開發服務、購買成品軟件和SAAS（軟件即服務），雖然這幾種方式各有利弊，但感覺都不適合我們企業目前的需求。而勤哲Excel服務器是一個可由企業自己構建的信息化管理系統，它是為企事業單位中的管理人員和業務人員設計的簡便工具，無需使用者掌握過多的計算機專業知識。我們發現它的特點是：會使用Excel，就會使用Excel服務器，懂得業務需求，就能做自己的信息系統。

用戶背景

北京華夏迅達商貿有限公司成立于2003年，下屬有兩家分公司。公司致力于產品的市場開發、銷售、品牌的建立及維護，致力于向社會提供一種優秀的產品和服務；以及在產品的流通中承擔著貿易商的角色。公司主要經營金烏炭雕，一種以活性碳為原料，利用科技加工而成的擺件，掛件，車飾等，可吸附空氣中甲醛等有害氣體、苯及同系物、一氧化碳、二氧化碳、氨氣多種有毒有害氣體及煙霧、能長期有效凈化空氣、消除污染，維護人體健康。公司同時銷售玩具，出口至東南亞等多個國家，公司在作為市場經濟中的中小型商貿公司，具有十分強大的活力，靈活性很強，公司業績也一直在上升。

信息化需求

公司在北京和山東下設有分公司，在各地級市有終端賣場、專賣店以及總代理。隨著公司規模的擴大，業務量急劇上升，終端賣場的數量也在增加，同時產品種類也在增加，這個時候一方面數據量在快速的增加，各大賣場每天的訂貨量和訂貨的產品種類變化加快，同時退貨頻繁，訂單和庫存的不一致經常性出現，使得采購和進貨受到影響，此時手工處理數據已經很吃力；另一方面，總部和分公司終端賣場的分離使得各個辦事機構之間的信息傳遞也不及時，公司需要及時的得到各地級市分賣場的銷售狀況和進退貨狀況，但是賣場本身手工處理數據幾句需要花費大量時間，然后傳真或是在網上傳至總部，時間上已經滯后，而總部的決策又需要及時的信息，以決定資金的使用和產品的采購，所以手工辦公下出現了不少問題。公司決定用信息系統來解決這種局面，但作為中小型公司來說，在上信息系統之前是有不少顧慮的，公司的規模有限，能夠拿出來的用于信息化的資金量也是有限的，怎么在有限的資金下做好信息化是要深層考慮的問題；作為中型的商貿有限公司，本身人力資源不是很龐大和充裕閑余，在上了信息系統后，不可能專門成立信息部門來管理信息化的問題；作為中小型公司，活力和靈活性至關重要，不能上了信息系統后，讓公司的運轉變得遲鈍，業務流程不能固化，要能夠隨時的根據發展來變更，機構更不能變得龐雜。公司希望上了信息系統后能夠清楚及時的掌握幾百種產品的庫存和在各大賣場的銷售狀況，同時要知道各大賣場總體上的銷售狀況，從而決定在各個區域采取什么樣的商貿政策。

軟件選擇

信息化在當今已經成為企業的競爭力之一，成為評價企業實力的標準之一。公司考慮的是選擇什么軟件來進行信息化建設，既要確保信息化建設的成功，又要盡量以最少的投入獲得最大的收益。公司對于信息化有著自己非常清醒的認識，信息化的需求來自于企業發展的要求、自身競爭壓力的要求。需要哪些系統，暫時還不需要哪些系統，都要視管理的需求而定，而不是以技術為主導憑空計劃著用什么系統來解決什么問題，目標要明確、具體和適當，信息化一定要根據企業自身的需求和經濟實力來確定合適的目標，不能貪大、求全和不切實際。公司把企業的主要核心業務列舉了出來，進行了具體的分析，主要需要解決公司的銷售信息的共享和庫存問題的解決，而且公司的業務變動很快，所建立的信息系統要具備很強的變動性，公司也不能承受后期的巨額維護和二次開發的費用，同時要考慮到信息的集成性。而要滿足這些要求，最終決定由公司的業務人員自己開發信息系統，公司領導慎重考慮后決定采用勤哲Excel服務器來進行初期的信息化建設，以解決目前的迫切問題，因為在勤哲Excel服務器軟件上的投入相當的低廉，而且是共享軟件形式，基本上沒有任何風險，對公司的現有業務也沒有影響。

勤哲Excel服務器自主設計信息系統

要解決銷售和庫存問題，首先自然要解決基礎信息的問題，建立產品模板和加盟店信息模板，基礎的信息就維護好了。要掌握各賣場、專賣店和總代理的銷售狀況，只要建立好加盟店訂貨和退貨的模板，各分支機構遠程填報就可以了，這樣公司可以及時的掌握各地的銷售狀況，賣了多少，收入多少，需要進貨多少都能在當時反饋到總部，以保證制定好銷售計劃和產品報價，通過信息系統的報表分析可以進行比較準確的市場預測，根據加盟店的訂貨退貨信息，形成單據轉交庫存，根據訂單組織庫存的進貨和出貨，根據自身業務人員建立的信息系統簡易實用，很好的解決了目前業務中的銷售庫存采購問題，更為重要的是即使以后公司發展需要擴充功能，由于勤哲Excel服務器的數據都統一存放在服務器的數據庫里面，通過標準的模板來實現信息傳遞和共享，對以后系統擴充也可以保證信息的集成處理。

勤哲Excel服務器應用效果

對于中小型公司的信息化，最重要的是選擇適合公司業務的軟件來建立信息系統，公司選擇勤哲Excel服務器軟件自主構建信息系統。

1、 節約了成本，相對于高昂的ERP費用，在Excel服務器軟件上的投入性價比非常高，確實讓信息系統使用了起來，不至于讓信息系統成了公司的擺設而派不上用場；

2、 通過自己的業務人員構建的系統簡單易行，操作簡單，而且很好的解決了實際的業務問題，現在的業務人員已經精通了勤哲Excel服務器的使用，以后如有其他部門需要使用立即再構建就可以了，而且無需考慮信息不能整合的問題；

3、 因為勤哲Excel服務器從始至終的標準是一致的，數據通過統一的方式處理，今后擴充的系統數據和現在的系統數據能夠實現很好的共享。