隨著我國人口數量的不斷增加，檔案管理工作就變得越來越困難，不僅要面對數量龐大的檔案信息，還要進行歸納、保管。因此，檔案管理現代化是時代發展的必然趨勢，終將會取代傳統的文件檔案儲存方式。現代化檔案管理工作在信息化的幫助下無論是在工作效率方面，還是安全性能方面都起到了很好地效果，為我國的檔案事業發展打下了良好的鋪墊。

檔案數字化的必要性

我國科學技術的不斷進步下，當前計算機技術以及通信技術得到了廣泛的應用，隨著計算機技術以及通信技術的廣泛利用，我國也正式進入到了信息化時代，極大地改變了人們的生活方式，顯著的提升了工作效率，將信息技術利用到各行業中，也讓檔案管理工作發生了巨大的變化，不斷向著信息化和數字化的進程發展，與此同時也對新時期下企事業單位檔案管理人員提出了新的要求，相較于傳統的紙質檔案管理，數字化檔案管理更加便捷，查詢和利用檔案資源更加方便，迎合了新時代的發展需要。

當今，我們處于以“互聯網+”主要標志的信息大爆炸時代，信息化充斥到社會的每一個角落。信息化與綠色檔案相融合，建立全新的檔案管理系統可以為社會提供一站式的檔案信息服務工作，能夠與全球信息化潮流保持一致的步調。更能為檔案事業發展創造一個安全穩定、便捷高效的環境空間。把“互聯網+”為代表的現代信息化理念與綠色檔案深度融合，就可以實現檔案管理思維的改變也可以實現管理模式的創新。檔案數字化如何實現？

檔案館數據化管理功能的實現路徑

檔案數據化轉型指的是在檔案中，以數據作為載體和表現形式的那部分檔案，其外延既包括檔案內容、結構、背景數據，也包括非檔案內容本身但檔案產生的軟硬件環境數據、檔案業務活動過程中產生的數據以及應該歸檔但未進行歸檔的政務數據等，既具有檔案性也具有數據性。檔案數字化管理在實際操作時一般分為兩種，一種在檔案收集之初即為數字化信息檔案。一種是在原本為紙質檔案，需轉化為數字化文件保存。

1、構建數字信息化管理平臺

為更好地發揮數字信息化檔案管理系統在資源整合、查詢、閱讀等諸多方面的優勢，加快信息資源的共享利用，為人們提供更加快捷的檔案服務，則需要根據日常檔案管理工作的內容、流程，構建與之相適應的數字信息化管理平臺。該類型平臺主要包括檔案接收、檔案使用、檔案鑒定三大模塊，而根據檔案管理的工作流程，可以將其分為檔案收集、整理、共享等八個環節，其中各環節緊緊相扣，形成體系化的檔案管理流程的閉環，為數字信息化檔案管理系統的構建打下了堅實的基礎。

2、引入數字檔案技術

在傳統檔案管理工作中，主要包括檔案記錄、存儲、檢索三個內容，在數字信息化檔案管理系統的構建過程中，需要引入以電子檔案庫和具體化分析管理模式的數字檔案管理技術。所謂電子檔案庫，是指以數字化形式建立的資料存檔形式，檔案管理人員可以根據需要對電子檔案庫中的資料進行差異化設置，定期檢查檔案閱讀情況。

1）OCR錄入技術

對于紙質檔案轉化為數字化檔案存儲前，OCR錄入是減少人工操作，保障信息安全的最快捷徑，傳統的文字識別技術是將圖像進行二值化和灰度化后，將文字作為前景信息，其他部分作為背景信息，通過區分兩者的明暗不同來判別哪些是識別區域，再對文字識別區域進行切割和分類，最后基于統計模型進行糾錯和識別。但傳統識別方法在面對復雜的識別環境時難以提高識別準確率，如多語言混合、低分辨率、非均勻光照、藝術字體、復雜版式等情況，研究人員為了克服這些難點，嘗試了很多種方法。近年隨著深度學習的興起，打破了傳統OCR的技術瓶頸。傳統的機器學習需要先確定特征和標簽，然后用一系列算法對這些數據進行計算，然后保存模型，最后對分類的準確性進行預測。

2）檔案管理OA審批制度建設

檔案管理OA系統內容包括檔案入庫OA審批、檔案調閱利用OA審批，OA系統以事件為中心，從發出相應的入庫/調閱申請、申請通過至開始檔案管理操作，均需進入OA系統運轉,運轉過程中OA系統將對每一步操作自動留痕，作為管理資料備查，并對每步操作進行效能督查。OA系統設置操作權限，凡檔案管理操作記錄，只有參與流程的相關人員才有權限查閱。對已辦結的文件，除涉密文件外，均公開發布供查閱。

檔案智慧檢索功能建設

企業從成立伊始，在每天的生產活動中，無論從人事行政、財務結算、科研總結、市場活動、資本投入等角度均會產生大量檔案，在數據海量的檔案數據中，如何快速提取需利用的檔案，檔案智慧檢索功能建設將幫助人們實現該功能，信息檢索主要是指信息的表示、存儲、組織和訪問，即根據用戶的查詢要求，從信息數據庫中檢索與之有關的信息資料。信息檢索的目的是獲取所需信息，而這要基于比較完善的檢索技術。實現信息檢索功能的技術，就是信息檢索技術，實際上，它主要是指一系列有關的信息檢索算法及其軟件設計。也發生了重要變化，智能化要求就是近期信息檢索技術的典型要求，這就要求信息檢索技術做出變革，適應用戶的需求。

3、制定出解決潛在風險的對策

隨著大數據時代的來臨，在檔案管理工作中，應用大數據技術存在著一定的風險，在傳統的規章制度中，并沒有對相關方面做出一些明顯的約束管理，能夠不斷提高檔案管理工作的機密性，就需要結合實際發展，不斷調整檔案管理制度，有效保證檔案管理制度科學合理，從而應對大數據時代背景下檔案管理工作存在的潛在風險。在檔案管理中有效應用大數據技術能夠提高管理工作的效率，同時也更有利于工作人員的工作，但是應該由專業的檔案管理工作人員進行操作，保證檔案管理工作人員具備相應的綜合素養，同時還需要相應的制度來制約檔案管理工作人員的行為，保證檔案管理工作能夠有序完成。

智慧檔案數據化管理功能的實現價值

檔案資源活化

智慧檔案數據化實現檔案的“活化”。檔案數據化管理功能的價值主要體現在兩個方面：一方面體現在檔案數據中，檔案數據這一部分本身即具備數據特征，是智慧檔案館館藏的數據基礎。另一方面是對數字化館藏進行數據化，通過將數字態檔案轉變為數據態，實現檔案的“活化”，使檔案可以被計算機檢索、組織、復用等，從而進行內容管理和智能分析。

提高檔案管理效率

數字化檔案管理相對于紙質管理效率成倍提高，檔案管理工作人員可以在統一的信息管理平臺上進行在線辦公，減少了人力成本投入，縮短了傳統檔案管理工作中查詢、借閱等環節所需時間，大大提高了檔案管理效率。

實現“互聯網+”綠色檔案管理

大力推進網絡化信息平臺建設。現實表明“互聯網+”檔案冶理的終極目標是為人們提供快速、便捷、優質的檔案利用和服務。建設互聯網檔案服務平臺尤為重要。可以最大限度地服務網絡用戶“互聯網+”模式的提出為綠色檔案資源的共享提供了新型載體，可以使服務面大大拓寬、服務質量大大提升。

檔案從傳統介質到數字態，再到數據態的轉變，體現了管理顆粒度由粗到細的不斷深入。檔案數字化發展除了帶來管理理念的沖擊和改變，更多的是技術要求的不斷迭代與更新。在未來檔案數字化發展中，還需要通過數字信息化技術與傳統檔案管理工作的融合，加強現代檔案管理理念的滲透，有效發揮數字信息化檔案管理系統在檔案收集、整理、共享等方面的優勢。