國家明確要求進行檔案管理信息化建設

2023年12月29日國務院第22次常務會議通過，并發布了《中華人民共和國檔案法實施條例》，該條例自2024年3月1日起施行。

該條例的第五章第三十八條指出：機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強檔案信息化建設，積極推進電子檔案管理信息系統建設。機關、群團組織、國有企業事業單位應當將檔案信息化建設納入本單位信息化建設規劃，加強辦公自動化系統、業務系統歸檔功能建設，并與電子檔案管理信息系統相互銜接，實現對電子檔案的全過程管理。

由此可見，目前國家對于檔案信息化建設高度重視，并在各機關、群團組織、國有企業事業單位中大力推行檔案信息化管理。

淺析我國檔案管理的實情與未來展望

根據中華人民共和國國家檔案局公布的數據，截至2022年底，全國共有各級檔案主管部門3239個，共有各級各類檔案館4154個，各級綜合檔案館藏檔案情況117148.7萬卷、件，各級綜合檔案館紙質館藏資料4316.7萬冊，各級綜合檔案館開放20976.6萬卷，各級綜合檔案館政府信息公開查閱場所2285個，2022年全年各級綜合檔案館接待利用者645.9萬人次。

由以上數據不難看出，目前我國的檔案數量多、類目多，檔案管理機構多，檔案的使用人數多，檔案管理工作復雜且困難。

在中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確指出，在“十四五”期間檔案信息化建設再上新臺階。檔案信息化發展保障機制進一步完善，檔案信息化建設進一步融入數字中國建設，新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛，信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型。到2035年，檔案資源建設質量、檔案利用服務水平、檔案治理效能和管理現代化程度進入世界前列。

檔案管理的現狀

目前，檔案管理大多還是停留在手動管理的階段，普遍缺乏自動識別手段，不利于盤點工作展開。檔案館普遍對于實體檔案庫存、位置等情況缺乏數據支撐，無法對于檔案是否在館等情況進行準確了解，缺乏安全管理機制等，具體問題如下：

1. 缺乏統一管理：檔案缺乏標準管理流程，各地區、部門之間缺乏統一標準與規范，導致檔案管理在各環節的流通不暢。

2. 管理流程復雜：因為缺乏統一的管理規范與信息化管理手段，目前的檔案管理流程復雜，導致檔案的查找、調取、借閱等較為困難，且需要消耗極大的人力物力。

3. 盤點困難，賬實不符：檔案數量龐大，且目前缺乏有效的信息化管理手段，導致檔案盤點工作開展困難，常常出現檔案賬實不符的情況，增加了檔案管理的難度。

4. 缺乏安全管理：檔案管理缺乏切實有效的安全管理機制，導致檔案保密性差，容易出現檔案丟失、泄露、損壞等安全問題。

總而言之，目前我國檔案數字化管理程度較低，檔案信息化建設仍需大力發展。

如何進行現代化的檔案管理信息化建設

在信息化時代，檔案管理部門面對數量規模大、種類繁多的檔案，工作模式一定要更靈活更智能化。因此，智能檔案館的建設就顯得尤為重要。智能檔案館的核心理念是智能服務，即通過對每個檔案流通的每個環節進行數據采集和監控，實現檔案業務辦理的自動化，提高檔案管理整體的業務管理能力、減少差錯率，實現數據共享、提高對檔案管理的效率。

RFID技術是繼條碼技術之后又一項新的自動識別技術。相較于傳統的條碼技術，RFID 技術具有良好的穿透性，多標簽遠距離識別能力，可標識物品信息容量大，反復可讀寫，標識信息唯一的特點，非常適合應用于檔案管理。

通常情況下，檔案館利用RFID技術，建設RFID智能檔案館管理同樣數量的檔案，工作人員的工作時長將大幅降低，檔案的管理質量與安全性將大幅提高。

如何建設RFID智能檔案館

經過考察調研我們從廣州溯源信息工作人員那里得知建設一個RFID智能檔案館，應該實現檔案的各項管理功能，包括檔案的接收、入庫、出庫、盤點、查找、借閱、調取、安全管理等。還應當擁有各項數據統計以及數據分析功能，包括記錄借閱檔案的名稱、借閱人員、借閱時間等信息，統計與分析檔案館的檔案數量、明細、借閱情況等。

總的來看，RFID智能檔案館作為一種先進的檔案管理方式，應當實現以下幾個目標：

1. 操作智能化：實現自動的出入庫登記

2. 庫存信息透明化：實現檔案在庫房、存放位置的動態管理和實時跟蹤

3. 盤點高效化：批量識別檔案庫房實物，提升盤點效率，杜絕人工盤點差錯

4. 快速查找定位：快速查找定位所需檔案

5. 風險預警實時化：實現物品實時管控、人員身份確認，并實現違規報警

在RFID智能檔案館的建設中，根據檔案館的大小、管理檔案的數量等實際建館情況，又大致擁有兩種建館方案。分別是針對中小型檔案館的基礎款RFID智能檔案館解決方案，以及針對大型檔案館的升級款RFID智能檔案館解決方案，接下來我們將詳細介紹兩種智能檔案館。

基礎款RFID智能檔案館

基礎款RFID智能檔案館通常采用RFID手持機進行檔案的出入庫、查詢、借閱、盤點等管理，整個過程需要檔案館工作人員操作。基礎款RFID智能檔案館建設難度相對較低，更加經濟適用，適用于檔案存放數量相對較少的中小型檔案館。

部署要求

一個基礎款RFID智能檔案館通常由RFID手持機、RFID打印機、RFID標簽、辦公PC、服務器（或云服務）等硬件設備組成，搭配智能管理系統，即可完成一個基礎款RFID智能檔案館的部署。

業務流程

基礎款RFID智能檔案館部署完成后，按照以下操作即可開展檔案管理業務：

1. 使用RFID打印機與RFID標簽對每個檔案發行一個RFID標簽，記錄檔案的類別、名稱、所屬單位等信息，并將標簽貼在對應的檔案上。

2. 使用RFID手持機根據現有任務，掃描檔案的RFID標簽，執行檔案的出入庫、查詢、借閱、盤點等操作，并上傳至服務器數據庫中。

2. 使用辦公PC承接或下發業務，下發業務至工作人員的RFID手持機中，由工作人員執行，辦公PC還可以查詢服務器中的數據，形成數據報表，方便工作人員進行數字化檔案管理。

以一個新的檔案入館保管的業務為例，具體流程為：申請檔案保管－確認保管申請－準備輔料－發車前往接收－接收檔案－檔案保管簽認－發送費用清單。

升級款RFID智能檔案館

升級款RFID智能檔案館則是在基礎款的基礎上，加入了RFID智能柜、RFID智能門禁等智能設備，實現了客戶自助查詢、借閱檔案，且檔案管理的安全性更高。升級款RFID智能檔案館解決方案成本相對更高，更加適合大型、檔案數量較大、開放式的檔案館建館使用。

部署要求

除了基礎款RFID智能檔案館所需要的硬件設備，升級款RFID智能檔案還需要RFID智能柜、RFID智能門禁、自助檔案查詢機、視頻監控等硬件設備，搭配的智能管理系統也需要開發適配更多的終端以及更多相對應的功能。

業務流程

以檔案借閱為例，在升級款RFID智能檔案館中，整個業務可由客戶自助完成，客戶使用檔案館借閱卡進入檔案館，使用自助檔案查詢機查詢所需檔案，在相應的RFID智能柜中找到所需檔案即可完成借閱。整個借閱過程無需工作人員參與，更加高效，且所有過程由智能設備記錄，全流程可溯源。

而如果客戶需要檔案帶離檔案館，則需要經過前臺安全許可，否則檔案館的RFID智能門禁將會發出警報，有效防止檔案遺失，確保檔案安全。

檔案管理信息化建設的重大意義

完善的檔案信息化管理機制有著重大意義，不僅能夠大幅提升檔案治理效能，全面記錄經濟社會發展進程，更能充分實現檔案對國家和社會的價值。目前，國內已有多家省級檔案館利用RFID技術，開展RFID智能檔案館建設，并已經開始穩定使用。

廣州溯源已經成功幫助多個政府機關、企事業單位部署RFID檔案管理解決方案，進行檔案管理信息化建設，檔案信息化管理運行良好，大幅提升了檔案的管理效率與管理水平。

國家電網、法院、工商、人才市場等單位也已經開始陸續試點。未來，將會有更多的RFID智能檔案館投入使用。

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