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政府部門大型會議（如黨代會、全會、人大及政協會議等）和大型公共活動（如體育比賽、運動會、演出活動、展覽和貿易活動）的組織管理工作千頭萬緒，因會議級別高、參會代表普遍是各級領導干部且人員眾多、來自各地，所以會務組織工作壓力較大，會務組織人員和工作人員很多是從各部門臨時抽調，所以組織者難以憑記憶對相關工作人員、參會代表、嘉賓和媒體工作人員進行準確辨認，因此，如何對參會人員進行有效的身份識別和統計成為了會議組織管理工作的一個重要核心。而會議和活動的頻繁舉行也更加加劇了會議活動管理的難度。
當前的會議簽到和嘉賓注冊、媒體注冊和識別普遍采用的方式是人工核對證件和智能卡證件兩種手段。它們尚有以下主要不足之處和須解決的難題：
人工核對證件效率低，不能保證準確度，且不便自動化統計；
普通智能卡需要參會代表到指定地點出示證件并刷卡，難免出現在人多時候不愿意去簽到的情況；一般參加重要會議的人士都有相當的身份，如果采用此種刷卡進出模式在禮節和方便性上就完全不可取，更不利于與會組織實現人性化會議管理；
使用普通智能卡時，卡跟代表證兩者分離，使與會代表必須同時保存和攜帶兩者，給與會代表的行動帶來了麻煩。
結合現代政府大型會議和活動組織工作的需要，在長期的會議簽到服務實踐中，結合豐富的會務軟、硬件設備開發經驗，我們成功研發出基于RFID技術的智能會議簽到系統，該系統具備以下特點：
人性化快速簽到：代表直接通過通道系統，無須任何停留，系統自動識別，并可同時識別多人，最大可同時識別50張卡片，有效保障了多人同時簽到。并個性化顯示該代表與會信息和歡迎信息；
有效防偽：每張電子標簽均具有全球唯一編碼，標簽內部信息進一步加密與防偽，從根本上杜絕偽造的可能性，保證證件標簽的唯一性；
靈敏度高：與會代表即使多人，同時、高速通過通道，系統也能有效識別；
不需到指定地點刷卡：與會者只需以正常行走速度通過會場必經之路即可被識別；
卡、證二者合一：與會者只需胸前佩戴代表證或工作人員證件、媒體人員證件即可自動實現識別，不需手工刷卡；
豐富的后臺管理功能：通過后臺系統對每個前臺終端進行統一的統計，打印，會議管理；
容錯及自動恢復：如果發生物理性故障，系統保證簽到正常進行，簽到代表不會感覺系統錯誤，等錯誤排除后，各系統在期間的數據能夠自動合并，恢復到正常狀態。針對故障引起的不同步數據，事后可以自動進行數據同步。

基于RFID技術的人員車輛物品自由跟蹤管理系統，以高防偽、遠距離識別的RFID電子標簽技術為核心，完全可以滿足現代大型政府會議和活動對識別與會代表身份工作的需求。