現代社會，信息技術的快速發展已逐漸走進了大數據時代，在大數據背景下,企事業檔案管理工作在思想和行為上都有轉變趨勢，這些轉變將會使其檔案管理工作更加高效、更加正規和更具有價值。

RFID智慧檔案管理讓文檔煥發新活力。檔案管理采用RFID技術進行自動識別統計，實現智能化管理，快捷，實時，精準。檔案文獻需要建設能夠適應智能信息化時代的智能檔案館，那么想“用好”檔案文獻就是必須在大數據環境中建設以用戶為中心提供服務的檔案館。實現快速，實時，精準體現，智能檔案館 的建設就顯得非常重要。智能檔案館的核心理念是智能服務，而檔案館要提供智能服務就要將 館舍、檔案、網絡、數據以及用戶統一在智能網絡中，達到有效挖掘、整合、利用各互動要素 產生的海里結構化與非結構化的數據目的。

優勢：

1、在查找、盤點、交接時可以極大縮短時間和減少工作量，提高效率。

2、可以明顯提高文件管理的準確性，輕松跟蹤定位實體文件。

3、文檔的行為全生命周期管理，使得文檔管理數字化、智能化、及時化、可視化、可追溯性等。

4、文檔信息流、實物流同步，使得文檔管理效率及安全保護得到有效平衡。

5、通過柔rfid技術及攝像、軟件系統等有效結合，有效避免文件丟失。

6、人、柜、文件的等級管理使得文檔的密級管理有了落實的基礎。

功能：

實時流程：RFID(射頻)實時監控智能檔案管理系統是通過柜內取物窗口位置處安裝的一組RFID讀寫器對檔案袋上的射頻標簽進行一對一實時監控來完成檔案的錄入、錄出及檔案點，盤存速率快，千份檔案只需5-8秒。

射頻標簽與檔案數據對應：將射頻標簽的字符串與檔案數據對應設置，并將射頻標簽粘貼在與檔案數據相盤對應的檔案袋上。

實時監控：將粘貼好RFID(射頻)的檔案裝入檔案柜，每放入一本檔案，該檔案數據位置信息自動錄入數據庫，時間需要5-8秒，按照上述流程，完成該柜所有層的檔案裝入，該柜檔案數據位置信息即自動錄入數據庫，所有檔案進入監控狀態。

借閱：系統發出借閱指令，一旦有新的借閱申請，系統會自動將記錄顯示在計算機屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，LED燈指示燈亮起提示所在位置，取出該份檔案，數據隨即實時更新。

歸還：①原位歸還：系統發出歸還指令，接收到指令的檔案柜運行至存取窗口，LED指示燈亮起，裝入該份檔案，數據隨即更新；②任意位置歸還：用戶可將檔案隨意放入任何一組檔案柜的某一層的任何一個空格中，數據庫中該檔案的數據位置信息即自動更新，無需人工登記更改。

取出：用戶不使用系統操作直接在檔案柜取出檔案，電腦系統在5-8秒自動識別此檔案被取出。