實現檢索檔案的準確、快速定位。通過檢索，準確查詢出實體檔案的當前存放信息給利用中心。（智能定位和路徑提示）RFID標簽會準確地提供文件相關信息，從而確保存放的地點和時間，同時在檔案文件所處位置上的設備有相應的提示。

實現調出、歸退檔案工作的計算機管理。通過RFID標簽的文件信息。快速準確地查找到需要的文件。

對檔案實時監管跟蹤。給每一件檔案安裝一個電子標簽，通過芯片和天線，方便跟蹤和記錄檔案在流動過程中所經過的每一個地點。

新的檔案入庫前，首先要根據檔案的類別、年份和密級等相關信息對新建檔案進行編目，并通過終端管理器寫入RFID標簽，生成的電子標簽數據被傳送到中心數據庫里以備系統其他模塊調用。