項目背景

一直以來，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。檔案存放無序，查找困難;檔案查閱耗時長;對失效檔案的管理滯后等等操作方式都耗費大量活勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、得不到及時整理歸檔。鑒于各大銀行檔案管理出現的查閱耗時長、存放次序易被打亂、盤點效率低等弊端，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。

深圳鴻陸通過多年積累的項目經驗，助力中信銀行、中國建設銀行、浦發銀行及中國工商銀行等實現自動化、智能化的檔案管理。

用戶需求

根據客戶需求調研，了解到銀行在檔案管理管理方面主要存在以下問題：

1、檔案工作流程繁瑣低效、整理時間冗長;

2、安全保障能力弱，無法有效保障檔案的安全;

3、檔案存放次序較易被打亂，容易放錯;

4、檔案核查、查閱耗時長，盤點效率低。

解決方案

深圳鴻陸技術的RFID智能檔案柜 HL7225A2，通過采用先進的鴻陸超高頻RFID技術，以RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID電子標簽中存儲該檔案的基本信息和領用歸還記錄，利用RFID讀寫設備，與后臺數據庫管理系統相配合，實現檔案資料的存放、借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。

應用成效

1、大幅降低工作量，精準查找更便捷

人工盤點工作量太大且效率很低，管理員盤點檔案要憑自身的記憶對檔案進行分類放置和記錄，勞神費時卻又很難達到目的。通過RFID技術對檔案進行盤點和歸類，可輕松實現順架，避免出錯，大大降低了出錯率。

2、簡化借還流程，提高流通效率

傳統的檔案借還流程需人工打開檔案扉頁找到條碼位置才能掃描條碼。這樣的操作流程仍然較為繁瑣，借還效率比較低。同時，條碼容易破損，影響借還的效率。使用鴻陸RFID智能檔案柜除了簡化了檔案借還流程，還能提高工作效率及信息存儲的安全。

3、改善借閱管理與安全防遺漏流程脫節的情況

依靠人工借閱管理的方式，一方面借閱工作量較大，另一方面亦存在數據登錄錯誤的情況，且在發現丟失資料的同時無法記錄丟失資料的信息或超期借閱無法跟蹤的情況，對資料的日常盤點、補缺工作影響較大。超高頻RFID技術的使用可以改善現有的管理模式，通過系統中RFID電子標簽信息的記錄可以獲取到每份檔案進出庫的歷史記錄，從而可以與借還的歷史記錄進行匹配，進行資料自動跟蹤預警。

4、提高檔案管理的安全性

通過RFID技術對檔案文件的實時盤點可精確檢查檔案文件,確保檔案文件有微小變化都能準確記錄報警。為檔案保管、安全借閱提供了有力保障。

鴻陸RFID智能檔案柜配置

產品型號：HL7225A2

系統功能：

1、檔案柜設置可觸摸顯示屏，位置信息只管可視;

檔案柜正面安裝10寸觸摸顯示屏，可顯示整個檔案柜上檔案信息，此外，還可以通過連接網絡后檢索檔案所在位置;

2、檔案柜支持自助查詢功能，使用方便快捷;

點擊界面的整柜查詢可顯示該檔案柜的所有檔案信息及所在位置;點擊界面的檔案查詢可查詢到某份檔案所在的柜-格-層-等具體位置，狀態顯示檔案是否在柜;

3、檔案柜系統后臺具有盤查、鎖控管理等功能;

盤查功能可盤查出異常檔案資料，鎖控管理可設置各部門人員的權限;

4、檔案柜管理操作簡單、安全;

在柜體前端可使用輸入賬號密碼的方式，也可使用刷臉登錄的方式，操作簡便，安全高效;

5、用戶可根據名稱或編號進行檔案查詢，在系統中添加借閱列表完成借閱申請;歸還可選擇在借閱臺進行人工歸還或在檔案柜上進行自助歸還兩種方式;

6、管理人員進行檔案盤點時，可進行手動盤點或自動盤點，系統自動上傳盤點結果并進行后臺數據分析，根據分析結果自動歸類，實時了解檔案狀態。

中信銀行案例圖片