寶康科技(股)公司葉俊明總經理 　　海洋大學電機工程研究所洪賢升教授   

　　注：本篇為產學合作問卷調查分析報告，由寶康科技及海洋大學研究團隊共同發(fā)表。   
   
一、需求訪談與問卷調查主旨  
   
       由于現(xiàn)代生活常常會發(fā)生文件管理上的疏失，而造成不必要的負擔，因此本問卷將針對臺灣不同單位機構的公文、文件及檔案管理方式做廣泛式的調查，從中尋求目前使用者處理文件時經常面臨的不便問題，以及針對這些問題改善管理的最佳途徑，依此強化RFID全方位文件管理系統(tǒng)研發(fā)方向之完整性，并且作為未來商品化之重要參考依據(jù)。  
   
        有鑒于臺灣因為文件管理不當而引發(fā)的社會問題頻傳，小則造成行政效率不佳，大則造成民眾生命財產損失，而目前市面上尚無針對此一問題提供完整的解決方案。本研發(fā)團隊應用無線射頻辨識(RFID)技術，開發(fā)臺灣首套RFID全方位文件管理系統(tǒng)，除可以同時讀取并識別大量堆疊的文件檔案，并以創(chuàng)新的UDN(Ubiquitous Document Network)架構觀念，建構一個無所不在的文件管理網(wǎng)路。另外，系統(tǒng)特別搭配可以重復使用、環(huán)保且創(chuàng)新的夾具式電子標簽，開發(fā)兼具實體性、數(shù)位化的文件管理系統(tǒng)模式，讓使用者與管理者得以隨時掌握文件的行蹤與狀態(tài)，達到及時管理、適度監(jiān)控的效率化管理目標。  
   
        本問卷調查設計的內容除了針對受訪者進行現(xiàn)有使用環(huán)境的了解之外，同時也針對個人主觀的需求以及導入RFID解決方案的看法，期盼透過這些有效資訊的搜集與執(zhí)行步驟，充分了解臺灣文件科技化管理市場之整體商機輪廓。   
   
二、主辦單位及調查單位  

         主辦單位：臺灣海洋大學及寶康科技股份有限公司  
         調查單位：“晶秘書－全方位文件管理工具研發(fā)計畫”工作團隊   
   
三、問卷調查過程與方法  

　　一、調查對象：  
　　本問卷調查的對象大致區(qū)分為民間企業(yè)、國營企業(yè)、學術單位、醫(yī)療機構、政府機關(公、軍、警)、財團法人機構、事務所等各類族群。   
   
　　二、資料調查期間與版本說明：  
   
　　版本　　　　　問卷調查期間　　　　　　 　問卷統(tǒng)計數(shù)量  
　　v1.0 　　自2009年6月25日至7月31日　　　231份  
　　v.1.1　　自2009年6月25日至8月18日　　　259份  
　　v.1.2　　自2009年6月25日至8月27日　　　268份   

    
　　三、調查方式：  

　　為求慎重以及讓問卷填寫者快速了解本問卷之內容，大部分問卷由本計畫參與人員親自至各單位機構進行問卷訪談，少部分則透過電子郵件及傳真方式做調查。而為了避免一人填寫多份及重覆填寫之情況，故要求填寫者提供部份個人資料供佐證用，以提高問卷之可靠性與公正性。   
   
　　四、調查樣本：  

　　以當面訪談、電子郵件及傳真做問卷調查，發(fā)放約500份問卷，在扣除掉無效問卷后，至8月27日共計回收268份有效問卷，并以此樣本數(shù)進行各項分析。   
   
　　五、資料處理及分析方法：

　　于問卷收集后使用Microsoft Excel軟體做資料統(tǒng)計，并產生分析圖表。依圖表顯示的結果做說明與分析。   
   
四、問卷調查內容暨分析統(tǒng)計 
  
　　一、受訪對象所屬的單位/公司類別  

　　分析：上圖為統(tǒng)計本次問卷調查對象所屬的單位機構類別，包括民間企業(yè)、國營企業(yè)、學術單位、醫(yī)療機構、政府機關(公、軍、警)、財團法人機構、事務所…等單位。其中以民間企業(yè)為大宗，約占總比例之58.2%，其次為政府機關及學術單位。   
    
　　二、單位/公司目前是否有導入電子化公文、文件、檔案管理系統(tǒng)  

　　分析：由上圖可以得知有69%的單位機構，已經導入電子化的公文、文件、檔案管理的系統(tǒng)。   
   
　　三、目前的公文、文件、檔案管理方式是否有不方便之處  

　　分析：由上圖可以得知，約有4/5比例的受訪者對于單位機構里的公文、文件、檔案管理系統(tǒng)感覺到不便，因此可從中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)現(xiàn)行的管理系統(tǒng)仍需改善或強化。   
   
　　四、為了尋找一份公文、文件或檔案所花費的最長時間  

　　分析：由上圖可以得知，即使已導入電子化管理系統(tǒng)，受訪者也常常會把寶貴的時間花費在找尋文件上。如果使用紙類文件就有可能會有找不到的情況，而耽誤工作的時間。   
     
　　五、單位/公司目前是否有實體公文傳遞流程與簽核作業(yè)  

　　分析：由上圖可以得知，仍有約84%的單位機構保有實體公文的傳遞流程及簽核作業(yè)。因此若要建置一套完整的公文、文件管理系統(tǒng)，除了整合電子化部份之外另需整合實體作業(yè)流程。   
   
　　六、希望RFID電子標簽或管理系統(tǒng)里可以儲存哪些訊息以協(xié)助管理公文流程(可復選)  

　　分析：由上圖可以得知，在訪問的問卷中，單位機構的受訪者對于本計畫的RFID電子標簽或管理系統(tǒng)所提供的儲存訊息可滿足多數(shù)人員的需求，其中以文件編號、發(fā)文日期及原發(fā)文者的訊息更為重要。另外在其他訊息部份也有一些對于本計畫電子標簽或系統(tǒng)所儲存訊息的建議，如：公文類別、檔案名稱、對應客戶資料、公文主旨、主管簽核批注、機密等級…等。   
   
　　七、公文未及時處理或即將逾期，希望系統(tǒng)能發(fā)送警示訊息給何人(可復選)  

　　分析：由上圖可以得知，當公文處理即將逾期時，絕大部份受訪者希望將警示訊息傳給原發(fā)文單位以及現(xiàn)正經手單位。   
       
　　八、(承上題)若公文未及時處理或即將逾期，希望以何種警示方式(可復選)  

　　分析：由上圖可以得知，由于電腦化作業(yè)的普及，以電腦警示視窗和發(fā)送電子郵件通知的方式最為多數(shù)受訪者青睞。   
   
　　九、單位/公司目前常用的文件管理工具種類(可復選)

　　分析：由上圖可以得知，目前單位機構使用最廣泛的文件管理工具為檔案夾，其次為訂書機及長尾夾為最多人使用。因此可以導入資源再利用的觀念，將電子標籤結合於檔案夾及長尾夾上。   
   
　　十、若使用RFID電子標簽來管理文件、檔案能接受的電子標簽單價(新臺幣) (可復選)  

　　分析：由上圖可以得知，不管是重復性或是一次性的電子標簽，都以最便宜的價格得到使用者的青睞。因此降低系統(tǒng)電子標簽及系統(tǒng)建置成本為相當重要的課題。   
   
　　十一、采用可重復使用的RFID電子標簽降低后續(xù)耗材成本，是否會增加使用RFID電子文件管理系統(tǒng)的意愿  

　　分析：由上圖可以得知，因重復性的電子標簽有效降低成本及提升再用率，因此亦提高單位機構的使用意愿。  
   
　　十二、用于辦公桌或書桌時，希望RFID的讀取設備形式為何(可復選)

　　分析：由上圖可以得知，桌上式的讀取設備因體積較小，所以較多人選擇使用。   
   
　　十三、個人文檔管理的需求上，希望另外以哪些形式的電子讀取器來協(xié)助管理文檔(可復選)  

　　分析：由上圖可以得知，多數(shù)單位機構會有盤點及找尋文件的需求，因此輕便及移動性的手持式設備較為受訪者所青睞。  
   
　　十四、若有一套新的電子化工具可以協(xié)助即時追蹤管理各種公文、堆疊文件、以及檔案的狀態(tài)與流向，并可適時警示做處理，是否會考慮使用  

　　分析：由上圖可以得知，約有93%的受訪者對于本計畫所建置的系統(tǒng)有所肯定。  
   
　　十五、是否應該使用電子化工具來改善公文流程缺失  

　　分析：由上圖可以得知，約有87%單位機構的人員贊成應使用電子化工具輔助以改善公文流程缺失。   
   
五、問卷調查結論  

　　綜合以上圖表，可得出以下結論：  
　　許多單位機構的人員(不一定是文件專職管理人員)，對于電子化公文、文件、檔案管理系統(tǒng)的使用量很大，但也造成相當多的困擾，因此對于改善文件各項作業(yè)與管理流程、效率、安全等的需求度相當高。  

　　使用實體公文作業(yè)的人員，常常會因為公文的傳遞與簽核造成許多不必要的麻煩，而每當問題發(fā)生時的責任歸屬往往又很難快速厘清，因此，絕大多數(shù)的受訪者希望可以利用科技工具來縮短單位機構人員的公文、文件流程時間，并減低作業(yè)流程中經常產生的各種問題。  

　　在未來的文件管理系統(tǒng)看法上，由于結合電子及實體的系統(tǒng)可即時控管公文或文件的流程，將能夠有效避免延宕、積壓、變造和外流等問題，更可以提升整體流程的效率及安全性，多數(shù)受訪者于此都給予正面的回應。  

　　有實體文件保存、調閱與歸檔的使用單位，希望RFID系統(tǒng)廠商能將文件流程管理與檔案儲存管理作完整的連結。  

　　RFID電子標簽的價格是所有訪談單位一定會詢問的議題，文件數(shù)量較大的公單位期望RFID電子標簽的價格為新臺幣個位數(shù)，才有機會大量導入并加速導入時程。  

　　結合夾體(例如長尾夾、原子夾、回紋針)的電子標簽可達重復利用的效益，使不少單位機構人員對此產生興趣。
 
　　訪談的各銀行、各公家單位及軍方單位皆已導入不同形式的電子公文管理系統(tǒng)，但仍有大量的實體公文或聯(lián)絡文件需進行傳遞與會辦。  

　　醫(yī)療院所的病歷管理是未來可以切入的應用領域。