北京 2010-11-29(中國商業電訊)－－什么是信息孤島呢？

目前，國內很多學者認為“信息孤島”就是企業各部門之間的信息化系統難以兼容，信息資源難以實現有效交換和共享的一種狀態，甚至有很多人認為信息孤島的問題是企業信息化實施過程中的必然產物，并將長期存在。信息孤島所反應的信息之間無法互聯共享是其表象，更深層次原因在于傳統管理觀念的障礙、維護部門小利益的反應和企業管理體制的不順以及企業內部制度法規缺失。

以下案例僅以國內知名藥業集團的一個分公司在企業實施信息化過程中引入勤哲Excel服務器管理平臺為例，與大家共享一下企業內部實現信息共享消除信息孤島的成功經驗。

一、 企業簡介與信息化總體狀況

成都康弘藥業集團是以成都康弘科技實業（集團）有限公司為核心而組建的現代化醫藥企業集團，總部位于四川成都，下轄多家分公司甚至涉及海外的亞太地區，集團現有員工幾千余人，擁有現代化生產基地。其中康弘集團福建分公司是按照集團“自建網絡，規范管理，以品質求生存，以服務求效益”的專業化處方藥營銷道路的目標所創建的，是集團覆蓋全國30個省、市、自治區的營銷網絡中的強有力的一員，目前企業信息化面臨如下難點：

1、信息孤立

公司在計算機輔助管理的應用上有著比較好的成績。但是這些應用是孤立的，比如財務部在結算上有自己的結算系統，商務部在分款上有自己的分款系統。他們并沒有形成一個整體，只是信息化的初級階段。由于它只是孤立的管理信息系統（或者稱信息孤島），雖然能夠提高公司某個部門的工作效率，卻不能提高企業的整體效益。企業在開發單個業務部門的應用程序時，如果沒有一個統一的總體設計，沒有建立一整套標準規范的管理基礎，信息系統沒有覆蓋企業的業務全流程，信息流是被割斷的、信息的傳遞是遲緩的，甚至是不能直接溝通的。各個單項業務之間即使聯上網也很難形成一個有機的整體，依然是部門分割的狀態，難以進行信息共享和業務流程優化。

公司現在的狀況是各種信息散布在各個部門，而很多工作需要了解相關部門的許多信息，在這種情況下，在部門之間取得相關信息就變得比較困難。簡單到一張發票申請單，地區填寫完一張發票申請單，商務部要錄機登記，進行相關開票資料的核對，再拿著原件到財務部，財務部核對可以開出的產品數量。在整個過程中，浪費了大量的資源，也貽誤了戰機。

2、 信息流的不準確和不透明性

當需要一個貨物流向系統時，公司對這樣的數據處理方式是地區填寫很多與貨物相關的報表（粗略估計了一下：發貨申請表、發貨審批表、庫房貨物申請表、直發商業貨物申請表、退貨申請表等等），地區填寫后，商務部還要錄入。商務部錄入后，財務部還要錄入，在這種繁瑣的過程中，往往都是通過大量的Excel報表來執行的，難免會發生錯誤，其中也包括人為的修改。信息流程不規范不透明，企業的決策層無法對流程進行監控和改進。這對于業務流的調整也是不利的。

3、 信息的不及時性

公司現在所用的是“旬報”方式，也就是將大量的基礎數據通過Excel表格統計，每十天上報一次。通過對基礎數據的統計，然后一級級通過Excel表格提交，這對于信息的及時反饋是極其不利的。很多省區先申請發票，再發貨的問題（因為數據反應不及時，這樣的話對于能否開票、能開多少票、開票是否及時的問題就難以應付了）。因為公司的這個問題導致了省區開票回款的相當大的阻礙。省區努力工作催款，而公司本部由于存在著各種技術限制，約束了省區的這種工作的積極性，這無疑降低了省區與本部的工作協調能力。有時侯申請單花了半天時間傳到財務部，而后又因為數量不對被退回地區，那這一段時間給地區造成的工作困難是相當大的，同時增加了企業的人力資源浪費。

4、 統計工作和錄入工作繁重

在信息不能集成的狀況下，報表的旬報中，最下級的Excel報表上交后，再就是會經過大量的中間過程。每一次，都會有數據的重新錄入，而且如果有日報的提交，統計量和錄入量將是無法承受的。出錯的幾率相當之高。

二、 勤哲Excel服務器的信息化應對之道

自從成功引入勤哲Excel服務器這個管理平臺后，任何一項基礎數據或信息，由一個部門的專職員工負責，在規定的時間內，錄入到系統中，存儲在指定的數據庫中，然后根據業務流程的要求，按照規定的計算方法進行加工處理。就是說，同樣的數據信息或是能有此基礎信息派生的信息就無需第二個部門、或任何其他員工再重復錄入一遍。很明顯，這樣可以做到減少重復勞動、提高效率、避免差錯。福建分公司在商務系統中使用了一個貨物流向系統，只要發生了與貨物相關的業務流程，就會填寫貨物流向單，填寫的數據會自動保存到數據庫中，其他人(比如公司財務部、公司商務部、商務經理)很容易從系統中，根據使用系統的員工查明每一筆發貨記錄的來源和錄入時間，做到責任分明。信息來源準確可靠、內容完整精細、發布傳遞及時，自然可以正確決策，避免失誤。這同時解決了信息的不透明性、不及時性和錄入統計的繁雜。同時通過權限的設置可以控制系統的穩定。

公司需要了解整個省區的狀況，從省區的角度來分析每個商業的回款、發貨、發票、終端、應收款，那么相應的通過勤哲Excel服務器設計一個商業月度指標模板，通過這個模板，設置好權限，通過客戶端的填報，商務經理可以簡潔明了的了解應收款的分布，發貨的額度，而無需再等著一大堆可能出錯或是人為處理的Excel報表來進行決策。

從每個業務的角度，商業經理可能想了解每個品種的的回款、發貨、發票、終端、應收款。在這種情況通過勤哲Excel服務器設計出商業總賬查詢模板。通過模板填報，商業經理可以清晰的從數據庫中填報的報表中了解該商業的各個品種的應收款存票情況。

從單個品種的角度。在地區對賬及與醫藥公司對賬的過程，經常需要某個商業某個品種的相關貨款票的流水賬，而公司的貨款票和賬分離，使對賬使用相當不方便。而在福建使用的商務系統中使用的是商業臺帳模板，該模板相當好的從某個品種的角度解決了相關業務的流水賬問題，而不是像公司現在那樣：看什么時候回款去查詢回款excel報表，看什么時候開票去查開票excel報表，看什么時候發貨去查開票excel報表，對起賬來是相當的不方便。

三、 勤哲Excel服務器信息化效果

公司在大量使用Excel報表的基礎上，選擇了用勤哲Excel服務器來簡化業務和提高效率。勤哲Excel服務器操作簡單，容易上手，特別是對于已經熟悉Excel報表用戶。投資很小，但解決的問題普遍反應很好。將企業內部的Excel表格保存到服務器上，使Excel網絡化，并通過表間公式等功能使得Excel報表中的提取挖掘數據和自動變更數據成為現實。簡化了人工狀態下的Excel報表級級上交的低效率和報表數據經常性不一致等等的老大難問題，同時和其它傳統的管理軟件相比較，其性價比、易用性和靈活的個性更符合企業需要，而且客戶端采用Excel表格形式，用戶非常熟悉，自然使用起來得心應手。