北京 2010-11-26(中國商業電訊)－－淺析勤哲Excel服務器在報表方面助力企業信息化

電力企業具有資金密集、技術密集、產品即產即銷的特殊企業特點，信息化是管理好這種特殊性質企業的必要手段。但是面對日趨激烈的市場環境，電力企業不僅僅要提高自己內部的管理水平，加強計劃、經營、生產、財務等環節管理，更應該以經濟分析和成本管理為目標，在對大量生產、經營、交易的信息資源進行有效組織和控制。

通過多年的建設發展，電力企業在信息化方面已經投入了不少的資金，引進了先進的計算機網絡設備，配備了大型的數據庫系統，現在面臨的問題是，如何用這些硬件配合相適用的軟件管理平臺并經過共享、集成、開發和再創造，從而形成滿足企業需要的信息產品，為企業提高管理水平、降低生產成本提供支持，最終的目標是從位于輔助地位的信息化管理向提升企業經濟效益轉變。

千里之行 始于足下：作為一種經歸納、整理和統計的內容信息，報表系統一直都是企業和事業單位財務、人力資源管理、銷售管理、技術指標管理以及內部控制的重要工具。報表對于企業的重要性是不言而喻的，會計報表是會計核算的最終成果，是對公司經營過程中所發生的各項經濟業務的總結性文案，是企業經營者了解經營情況、實施經營管理和進行經營決策必不可少的經濟信息之一，是企業的債權人和股東迫切需要了解的信息，是財政、稅務、銀行和審計部門對企業進行檢查和監督的資料來源；銷售報表是公司了解銷售狀況，制定區域政策、績效等等的依據；生產報表是公司了解生產進度的憑證。利用報表系統完成大量的數據處理是我國政府機關、企事業單位必須面對的一項基本工作，從這個意義上說，報表系統可以說是企業的重要事務之一。

其實，報表自古有之，計算機尚未問世前，大家都是用賬本來記賬匯總，先是用算盤算，到后來用計算器，計算機問世后，特別是表格和字處理軟件出現后，企事業單位開始用這些軟件來處理數據。比較典型的是剛開始用WPS字處理軟件畫表，后來出現了報表制作軟件。早期的報表制作軟件基本是從國外引進的，包括國內的報表制作軟件也是和國外產品使用同樣的規范，這些報表軟件通過控件拖拽方式繪制報表，因為國外的報表格式相對簡單，沒有太多的格線，所以這種早期的拖拽報表軟件是符合國外的辦公習慣的，但是國內制作報表的習慣是有很多層次，要使用很多的格線，這種拖拽式的報表軟件是一個一般性的圖元編輯器模型，半點也沒有體現出表格的規律性，要做出國人接受的格式表格很困難，這種傳統的分組報表的模式，無法解決表樣和大作業量的數據處理。后來出現了類Excel界面的報表軟件工具，由于是模仿Excel，所以在格式上處理掉了表樣問題，但這些報表軟件工具基本上只能處理單數據源的匯總，在處理多數據源，也就是從多張表上面提取數據匯總處理數據上根本沒什么改進，特別是報表修改，增加行列和跨行組運算的時候更是非常復雜，對于企事業單位的用戶來說還是沒用。

鑒于以上原因，現在絕大多數的企業都是用Excel來處理企業的各種報表，首先能解決格式問題，再怎樣復雜的表樣也可以做到，但是因為Excel軟件單元格的數據是沒有數據定義的，不能放到數據庫中處理，而對于報表匯總來說，基本上是要用到幾張表或者十幾張甚至更多的表格數據源，一般來說，企業用戶都是這樣處理的，先弄好要匯總的基礎數據，然后設置好Excel功能模板，再就是把基礎表里的數據手工錄入到做好的Excel表單中進行匯總，到最好打印好交付領導審閱，這樣的模式倒是要比操作不方便的報表軟件要好的多。

用以上的方式來統計數據做報表非常普遍，也極大的提高了效率，但是操作量和出錯率也是比較高的，因為手工操作總是有誤差的。其實現在是可以用別的方式來處理掉這些問題的，通過構建自己的報表系統來解決問題，華潤電力適時發現了勤哲Excel服務器這個管理平臺，也正是用勤哲Excel服務器來攻克這一問題的。華潤電力控股有限公司成立于2001年，是華潤（集團）有限公司）的旗艦附屬公司，從事電力投資、建設、經營與管理。截止2009年8月，運營權益裝機容量達15,755兆瓦，其中40%位于華東地區，21%位于華中地區，20%位于華南地區，10%位于中國東北地區，9%位于華北地區。

作為大型電力公司且地域分布十分廣泛，每個月都有大量的技術經濟指標需要統計，發電量、售電量、外購電量、平均利用小時數等；設備運行狀況，電力生產事故等指標；包括財務上的資產負債表、現金流量表、利潤表；這些報表對于領導層決策是尤為重要的。在沒有使用勤哲Excel服務器之前，公司是運用Excel來統計這些數據的，由總部制定好Excel表格的格式，通過網絡發送到各個分公司，然后分公司把月度報表傳到總部，總部再根據自己制作的Excel表單手工錄入各個分公司上傳的基礎表中的數據，任務繁雜、單調和勞累，而且操作時間越長越容易出差錯。而且可能臨時會修改Excel的表單樣式，臨時發送通知，容易出錯。這對于流程也沒有做到足夠的規范，人為的因素比較大。

華潤電力早在2006年就開始使用勤哲Excel服務器來構建自己的報表系統，它的高級企業版已具備了網上遠程填報功能，在企業內運用勤哲Excel服務器后，各分廠可以直接在系統中填報月度報表數據，這是通過Excel服務器的模板功能實現的。企業員工構建好模板——其實就是Excel表單，企業員工非常熟悉，客戶端用戶只要使用自己的權限在模板上輸入數據就可以了。在生成報表方面，用勤哲Excel服務器構建的報表系統則顯得游刃有余了，因為勤哲Excel服務器對Excel單元格的數據進行了定義，從而可以將Excel的數據存儲到數據庫中，匯總時只要在數據庫中提取相應的數據就行了，而對于用戶來說，他只要用勤哲Excel服務器的表間公式功能就能夠在其它的Excel表格中提取數據進行匯總，比如在華潤電力的‘火電月度報表’模板中，各分廠只要填入‘本月累計發電量’，總部的設計者只要通過表間公式就能夠將各分廠的這一數據提取出來進行匯總，就無需在重新錄入基礎Excel表單中的數據，而且一旦格式要求改變，只需要更改一下模板就可以了。各種復雜樣式的報表在這一系統中都可以實現，使用勤哲Excel服務器后，企業最終實現了從管理要效益的模式轉變。