電子簽到，根據定義和其結構原理組成，它是基于計算機技術、通信技術、身份識別技術及多媒體互動技術，是網絡科技開發的一項“憑證”類的移動數據業務新產品。電子簽到系統整合CRM客戶關系管理系統、會前電子邀請函的自動生成、制作、發送、現場電子簽到、實時同步參會嘉賓信息統計和管理，實現會務會議“無紙化、高效、便捷、互動”，參會嘉賓充分感受“高效、創意、尊貴”的新型簽到方式，并且充分支持了時下最為倡導的“低碳、環保”理念。

電子簽到形式主要有條形碼簽到、磁卡簽到、IC(智能)卡簽到、RFID無線射頻識別、多媒體簽到、二維碼簽到等等。而其中大家常見的應該屬于生成二維碼憑證簽到了。而多媒體電子簽到多使用智能平板，來賓簡單點擊幾下，就能快速進行會議、論壇等簽到，既提高了效率，也節約了人力成本，還能給訪客良好的體驗，可謂一舉多得。二維碼簽到實現形式比較簡單，下邊就說下二維碼簽到的原理。

二維碼憑證在系統自動生成并發送給參會人員，可自由編輯、設計個性化的風格，也可加入品牌信息或產品、會議介紹等，由參會人員信息、活動信息等組成，這些信息可通過二維碼加密，安全便捷。

電子簽到首先把二維碼確定為是安全、唯一的參會憑證，通過彩信、outlook郵件或其他即時通訊軟件發送給參會者本人。當參加者出席活動時，只需出示收到的二維碼即可在電子簽到設備上掃描后快速通過。

經過加密的二維碼安全地儲存參會人員信息，具有超高防偽性、安全保密性以及成本低、持久耐用等特點，因此使用二維碼簽到或其他電子簽到的過程中非常方便。智能化管理的電子簽到從根本上解決了傳統簽到管理中簽到信息查詢難、人員工作強度大、人力成本超支的問題，實現簽到的規范化以及會議、酒店等管理的高效化。

除了二維碼簽到外，多媒體電子簽到廣泛用于公司前臺、商業寫字樓、高檔酒樓及重要單位的訪客登記。多媒體簽到結合用戶體驗較高的智能平板來實現，智能平板多與辦公一體化軟件集成在一起，如會議管理軟件。當有訪客來訪時，只需在智能平板前點擊自己預約的姓名，訪客機也就是電子簽到系統會自動打印臨時門禁卡，方便訪客使用;如果訪客正好是來公司參加會議，那么電子簽到會和會議管理軟件聯動，進行會議登記等程序，這樣既減少了中間環節，也及時把訪客信息傳遞到管理員手中，方便日程的安排。

多媒體電子簽到空閑時也可展示企業宣傳圖片等推廣材料，展示企業形象，提高公司、樓宇的規范化管理水平。當訪客離開時，需要在電子簽到機上再次點擊確認，歸還臨時門禁卡等材料，做好訪客訪問流程結束工作，真正實現了閉環管理。這樣為公司管理帶來了安全和便利，也利于提高企業形象。真沒想到小小的電子簽到有這么多的作用，互聯網的發展給我們帶來便捷的同時，也帶來了安全和科學的管理方式。