近年來，電子化、網絡化長足進步，電子政務不斷發展，公文擬草、加密傳輸等已經可以通過計算機和計算機網絡予以實現，從而極大地提高了工作效率，亦給人們的生活和工作帶來了諸多方便。但是，公文閱辦、文檔查詢、借閱清退、打包分發等，以至于計算機網絡兩端信息落地，仍然離不開紙化文檔。從實際情況看，紙化文檔在相當歷史時期內不可取代。怎樣運用電子技術克服紙化文檔管理工作煩瑣，堵塞可能出現的漏洞，是文檔管理中亟待解決的問題。 當前，RFID射頻識別技術日臻成熟，正被廣泛應用于社會各個領域，愈來愈顯示出這一高新技術的顯著作用，這就為我們運用RFID射頻識別技術逐步代替人工管理文檔提供了良好的機遇。

　　發件部門：

　　收件部門：

　　管理系統由六個部分組成：一、數據管理中心;二、標簽配發系統;三、文檔流通系統;四、文檔借閱系統;五、統計查詢系統;六、系統管理。

　　檔案管理應用RFID技術的優點：

　　1.快速、準確定位：在移動點檢設備上存儲有整個檔案室的地理分布圖，將會對所查檔案做出地理定位指示，實現快速查找及歸檔操作。

　　2.輕松盤點：使用RFID點檢設備可以快速的完成檔案的盤點、查錯、上架等工作，在極大的減輕館員工作量的同時可以提高檔案管理工作效率、降低外借歸檔時的差錯率。

　　3.檔案信息準確記錄：檔案經手人、借閱人、借出、歸檔時間等均為系統自動登記完成的，防止手工差錯的同時保證檔案管理信息系統原始數據的準確性，并可提供檔案狀態的實時查詢、報表打印。

　　4.批量檔案借出、歸檔登記管理：檔案管理是很煩雜的工作，檔案管理人員少，尋借檔案的人多，應用RFID技術實現檔案管理現代化，自動化，增加工作效率的同時減少檔案管理員的勞動強度，幫助館員實現自動化的批量檔案借出，歸檔登記工作。

　　5.檔案RFID標簽存儲信息更改自如：電子標簽存取數據容量大，并且存儲信息更改自如，為檔案屬性等信息管理提供方便。

　　 6.安全保障：檔案管理人員要通過身份驗證登陸RFID檔案管理系統后，才可對檔案進行借出，歸檔的操作，對于檔案的非法外帶，系統將報警提示。標簽信息亦可加密。