隨著企事業單位的發展，各種信息檔案資料數量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質信息存儲出現迅速膨脹;而傳統的檔案管理方式與技術手段所導致的問題也是日益明顯，從而致使我國檔案行業的信息化管理已經不能滿足實際需要。

　　基于超高頻RFID技術的智能檔案管理系統

　　圖1 檔案管理現狀

　　· 檔案手工管理，工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。

　　· 檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

　　· 檔案核查、查閱耗時長。隨著檔案規模與種類數量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍。

　　· 檔案信息化程度低。傳統的管理無法實現檔案管理的信息化;手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準確的統計。

　　· 檔案盤點效率低。由于檔案數量眾多，要對所有檔案進行盤點，其工作量難以想象，那將是一項十分龐大的工程。

　　鑒于目前檔案管理存在的種種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。

　　基于超高頻RFID技術的智能檔案管理系統將徹底改變這一現狀。通過采用先進的超高頻RFID自動識別技術和計算機軟件技術，以超高頻RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在超高頻RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領用歸還記錄，利用超高頻RFID讀寫器，與后臺數據庫管理系統相配合，可以實現檔案的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。

　　系統的總體結構如下圖所示：

　　圖2 超高頻RFID智能檔案管理系統網絡圖

　　智能檔案管理系統是以RFID設備為核心進行構建的，其中尤其以超高頻RFID智能檔案架最為關鍵。

　　圖3 超高頻RFID智能檔案架

　　智能檔案架作為RFID智能檔案管理系統的核心設備，實現對檔案架上檔案的實時監控，具有分層、分面、分節的讀取、定位功能，便于檔案實時監控與查閱盤點等需要。智能檔案架內置超高頻RFID讀寫器，用于對架上檔案的標簽識別。

　　銓順宏M6四通道讀寫器搭載天線分支器可實現單臺設備控制32路天線的實時工作，最大限度的實現對每一個單品級檔案的實時管理。

　　圖4 超高頻RFID檔案核心設備部署圖

　　檔案柜采用分體式設計，將超高頻RFID天線固定在檔案柜內，只通過射頻線與超高頻RFID讀寫器連接，采用插撥式方式相連接，這種方式即做到連接安全可靠，又做到安裝方便快捷，能夠很方便地將檔案柜從檔案架上拆卸或安裝上。

　　系統核心功能：

　　· 集成超高頻RFID讀寫器：實現架上檔案實時盤點掃描，達到架上所有檔案的在線監控定位。

　　· 門禁紅外線安全檢測裝置：當檔案管理人員進入密集架內提取檔案資料，此系統能自動檢測管理人員的進與出，以保護檔案管理人員的安全。

　　· 檔案資料無序存放有序管理系統，利用超高頻RFID技術存取，檢索檔案，能自動查詢到檔案的所在位置并可打開相對應架體，檔案數據錄入完成后，自動生成標簽信息，在上架過程中，可把多本資料同時放置，通過架上超高頻RFID讀寫器掃描，能把數據新存放位置傳輸給服務器數據庫，無需手動操作更改存放位置。