《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提到了當前的工作面臨形勢與挑戰。

　　從國際上看，開放政府和信息技術發展將檔案推到政府治理和公共服務的重要位置。電子政務建設極大推進和實現了電子檔案的形成、管理;檔案信息化與互聯網運用成為發展趨勢;云計算、大數據和移動網絡技術的發展，給信息安全、隱私保護和數字記憶留存帶來挑戰。

　　從國內看，“四個全面”戰略布局、國家大數據發展戰略和“互聯網+”行動計劃的推進，深刻影響檔案工作的理念、技術、方法及模式;檔案日益成為國家基礎性戰略資源;檔案工作領域更加廣泛、內容更加豐富、需求更加多樣，地位和作用越來越重要。

　　在協調推進“四個全面”戰略布局的新時期，如何適應法治中國，建設推進依法治檔?如何適應政務公開推進檔案信息開放?如何適應社會多樣需求改進檔案服務?如何適應信息技術發展加強電子檔案管理?如何適應現代化管理造就復合型人才隊伍，正日益成為我國檔案工作面臨的主要挑戰。

　　現實情況是，傳統檔案管理工作的問題多多

　　隨著企事業單位的發展，各種信息檔案資料數量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質信息存儲出現迅速膨脹;而傳統的檔案管理方式與技術手段所導致的問題也是日益凸顯，從而致使我國檔案行業的信息化管理已經不能滿足實際需要。

　　有著多年行業應用經驗的某RFID企業負責人在接受RFID世界網記者采訪時指出，當前檔案手工管理工作的流程繁瑣低效、整理時間冗長。最突出的表現是：

　　檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

　　檔案核查、查閱耗時長。隨著檔案規模與種類數量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍。

　　檔案信息化程度低。傳統的管理無法實現檔案管理的信息化;手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準確的統計。

　　檔案盤點效率低。由于檔案數量眾多，要對所有檔案進行盤點，其工作量難以想象，那將是一項十分龐大的工程。

　　鑒于目前檔案管理存在的種種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。

　　RFID智能檔案管理方案  解決用戶的五大痛點

　　記者通過查詢相關資料了解到，數字化RFID是一種非接觸式的自動識別技術，它通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據，識別工作無須人工干預。RFID的應用系統具有非接觸，工作距離遠，精度高，信息收集處理自動快捷及環境適應性好等一系列優點，不僅能取代傳統的手工錄入方式，大大提升企業的運營效率，更由于其先進的自動識別功能，能輕易地實現原先人工難以完成的任務，為提高企業競爭優勢，增強企業核心競爭力提供有力的支持。

　　(1)簡化借還流程，提高流通效率

　　現有的借還流程仍然需要人工打開資料扉頁并找到條碼位置然后才能掃描條碼。這樣的操作流程仍然較為繁瑣，借還效率比較低。同時，條碼容易破損，影響借還的效率。

　　因此，需要引入先進的讀寫技術以簡化的資料借還流程，提高信息存儲的安全，提高信息讀寫的可靠對，也提高借還資料的速度。

　　(2)大幅降低資料盤點和查找工作量

　　依靠人工的資料盤點工作，特別是已歸類的盤點工作量太大而且效率很低。管理員盤點資料要憑自身的記憶對資料進行分類放置和記錄，費時勞神卻又很難達到目的。引入先進的RFID資料盤點工具和方法，可實現資料盤點的自動化或半自動化。

　　RFID非接觸、遠距離、快速讀取多個標簽的特點，使盤點工作簡單有效，RFID使從不能盤點到可以盤點、輕松盤點;同樣，可以輕松實現順架等功能;歸檔時可以根據資料圖形化路線(相當于電子地圖)指示管理員員按正確位置順利歸檔。

　　(3)改變借閱管理和安全防遺漏流程脫節的情況

　　現階段依靠人工手工記錄的方式進行借閱管理，一方面借閱工作量較大，另一方面亦存在數據登錄錯誤的情況，且在發現丟失資料的同時無法記錄丟失資料的信息或超期借閱無法跟蹤等待，對資料的日常盤點、補缺工作影響極大。

　　RFID系統對現有的管理模進行改進，借用RFID和IC卡信息記錄每份資料的進出庫歷史記錄，從而可以與借還的歷史記錄進行匹配，進行資料自動跟蹤預警。

　　(4)提高資料管理人員工作人員的工作滿意度

　　資料管理工作人員由于積年累月的重復性勞動，加上資料管理工作本身就很繁重，很容易讓工作人員對資料室工作產生一定的消極思想;由于管理上存在缺陷，管理者對資料的管理也大傷腦筋。通過對資料室RFID系統的應用，可以彌補管理上的缺陷，同時把工作人員從資料日常繁重的重復勞動中解放出來，其主要體現在以下幾個方面：

　　1) RFID技術大大減少了流通工作量，剩余的流通工作也是配合RFID技術的自動化工作，這樣大大提高了流通工作人員的工作積極性和精神面貌。

　　2) RFID技術也解放了大批流通工作員，使他們可以從事其他的高級的咨詢工作，如工藝咨詢等。

　　(5)資料室通過RFID技術，全面數字化管理

　　通過使用RFID技術，可在資料室中實現快速清點功能、借/還時即時資料識別和安全防盜功能、快速準確的數據庫檢查和更新功能等，這使得相關管理員的工作變得更加輕松，簡便。

　　綜上所述，RFID帶給資料室中的好處是顯而易見的，這些好處最終歸結到一點就是“加強資料管理、滿足各層面人員需求”。

　　從硬件、軟件和系統方案看RFID智能檔案管理的行業應用水平

　　RFID世界網記者近日通過線上線下的交流，就RFID在智能檔案的行業應用話題，與業內幾位企業代表進行了互動對話。

　　在硬件方面，銓順宏公司負責人告訴記者，由于檔案的特點是，單品體積小，數量龐大，使用RFID技術進行管理，重點要解決檔案的批量讀取以及精確查找，特別是對于大量標簽堆疊在一起時的精準讀取。

　　因此，銓順宏RFID檔案管理系統，以ThingMagic M6E核心讀寫設備構建，在每盒檔案上粘貼RFID電子標簽，在庫房和檔案館(室)出入口部署RFID讀寫通道和EAS門禁系統，一方面記錄檔案出入房門的時間，另一方面，當沒有辦理授權的檔案出入庫時，系統會自動發出聲光報警，有效防止檔案被帶出檔案館。

　　該負責人提到，ThingMagic設備通過優化防碰撞算法目前能達到750標簽/秒的高速讀取能力，將最大限度的保證檔案在批量出入庫時，可以被精準讀取。

　　在軟件方面，北京芯聯創展的企業負責人告訴記者，隨著社會對個人征信系統的完善、國家對個人檔案管理的重視，檔案管理部門對檔案的管理需求日趨增大，檔案管理的安全、效率越來越受到管理部門和管理人員的關注。

　　據介紹，目前檔案管理涉及三類應用，專業的檔案托管企業(例如申江萬國、東港股份等)、企業自有檔案、政府檔案部門。管理模式根據類型不同也有差別，但在檔案管理方面都面臨著同樣的問題：盤點效率低、借出歸還易出錯、查找順架效率低易出錯，針對上述問題，芯聯檔案管理系統根據不同應用場合做出不同的解決方案。

　　而關于整體的系統方案，有著多年行業應用經驗的深圳先施科技負責人告訴記者，先施科技根據檔案館檔案信息化總體規劃建設的需求，建設出了一套完整的基于RFID的"檔案智能化管理"信息化系統，為檔案管理工作者在檔案目錄管理、匯交組卷、整理歸檔、查詢定位、盤點清算、檔案銷毀、以及檔案借閱、歸還有效監管提供了科學決策的依據。

　　日前，先施科技還牽頭發起了《基于RFID的智能檔案管理系統應用規范》標準計劃。該負責人指出，隨著RFID標簽價格的下降，社會對物聯網的認識普及，行業用戶已經意識到檔案管理使用RFID標簽可能給傳統管理帶來革命性的改變;而目前RFID檔案管理的廣泛應用，需要更高層次的行業指導，缺少一個這方面的標準來優化研發投入和人員流動成本，也可為數據共享做好準備;再者，標準化能引導行業落實RFID應用，企業可在標準的指導下實現模式創新和技術創新。

　　未來趨勢或將朝智慧檔案館的方向發展

　　據了解，以現有的智能檔案管理系統為基礎，未來的智慧檔案館將是基于物聯網、云計算等新技術構建的智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案館。

　　從技術角度看，智慧檔案館將實現全面感知。感知是智慧管理第一要求。對智慧檔案館而言，需要通過管理策略和相應的技術手段，將檔案實體、檔案內容、檔案管理信息與互聯網聯系起來，進行信息交換和通訊，實現對檔案實體的感知、檔案內容信息的感知、檔案管理信息的感知，即感知檔案、感知信息、感知管理。

　　對檔案實體的感知，主要通過RFID技術實現，以智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理檔案實體;對檔案內容的感知，主要通過智能化的數據挖掘技術實現，以智能化識別、抽取、整合和應用檔案信息;對檔案管理狀況的感知，主要通過樓宇智能管理技術實現，以智能化監測、評價和處置檔案管理狀態。

　　然而，建設智慧檔案館是一個長期的過程，也是一項復雜的工作，還面臨著信息資源整合、信息安全等諸多技術與非技術問題。當前，檔案部門建設智慧檔案館雖然有一定的基礎，但缺乏政策支持、法律規范和理論研究，沒有統一規劃和相應技術標準，在資金、技術和人才等也有很多不足，亟待加強頂層設計和政策支持，以避免走先建設后規范、先應用后完善的老路，促進智慧檔案館的健康發展。