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基于RFID技術的房地產檔案管理
作者：王大江
來源：RFID世界網
日期：2008-12-30 10:14:20
摘要：介紹了基于RFID技術的房地產檔案管理系統的研發背景。設計了RFID檔案管理系統的業務邏輯模型和電子標簽的數據格式。提出了檔案追蹤識別方案。
隨著信息技術的廣泛應用．人們越來越認識到新技術對提高管理和效益的重要性。20世紀90年代興起的射頻識別技術(Radio Frequency Identification，以下簡 稱RFID)，是一項利用射頻信號通過空間耦合(交變磁場或電磁場)實現無接觸信息傳遞并通過所傳遞的信息達到識別目的的技術。RFID技術在房地產檔案管理中的應用，是在一定開發背景的設定下，通過對系統開發目標的確定，對基于RFID技術的房地產檔案管理系統的研發進行研究。
1 開發背景假設
在房地產檔案管理系統信息化的今天，房地產檔案信息化系統的主要由信息利用、信息整理及實體管理三大功能模塊構成。房地產檔案管理系統的基本業務流程 見圖1。雖然不同的部門、不同類型的檔案具體內部執行有所不同，但從整體上看，系統均由上述三大功能模塊組成。
(1)以檔案袋為單位，每個檔案袋上均附有電子標簽。
(2)檔案館出入口處均安裝有RFID讀寫器。
(3)檔案實體在整個生命周期中，從檔案建立起擁有的檔案袋、在經檔案整理部門、再到庫房存放直至檔案銷毀之前，檔案袋均不允許更換。
(4)每個檔案架都貼有1個電子標簽，稱為檔案架標，檔案架的每層也分別貼有1個標簽，稱其為檔案架層標。
(5)檔案館已有基于條形碼技術的信息系統用于完成檔案的整理、簽收、入庫、出庫、盤點等流程的信息處理工作。系統開發目標：保證檔案館原有信息系統業務流程向智能檔案管理新流程的順利變革，實現以信息流管理為核心，將檔案館所有業務活動聯系起來，完成檔案電子標簽信息的有效共享。
2 在檔案管理系統中電子標簽的選型
電子標簽是檔案管理RFID技術應用的硬件設計部分，但是電子標簽的選型不僅影響到RFID技術應用過程的復雜性，而且直接影響到RFID自動識別信息系統的研發過程的復雜性。電子標簽選型時主要考慮頻率和存儲容量兩方面：中頻(如l3．56 MHz)讀寫器的抗干擾能力較強，但可識別距離比高頻(如915 MHz)讀寫器近，高頻電子標簽可被識別距離達5 m，而且被識別速度快、數據傳輸率高。現階段，為降低國內檔案管理系統RFID技術應用的難度及考慮到成本的問題，應避免在RFID檔案管理系統的開發中牽涉過多的電子標簽數據驗證細節，保證信息系統能夠以最簡單的方式準確地獲取、更新標簽數據，所以應該盡量選擇文用性強且已得到成功使用的電子標簽及相應讀寫器設備，I3．56 MHz的電子標簽比較符合以上要求。電子標簽應采用可讀寫標簽，目前可讀寫標簽多采用EEPROM(電可擦除只讀存儲器)方式存儲數據。
3 系統設計
3．1 系統體系架構設計
檔案的管理是一項信息量大、變動關系復雜、事務性很強的行政管理工作，檔案管理系統要求既兼顧到檔案館內部人員義考慮到外部遠程用戶。因此，采用us(客戶端/服務器)模式與B/A/S三層(瀏覽器/應用服務器/數據庫服務器)模式相結合的混合模式。對于內部用戶，采用us模式，可提高檔案數據采集的效率與操作簡便性；對于外部用戶采用B/A/S模式，以便于系統的發布與維護。充分利用瀏覽器方式的便捷，通過網絡查閱有關房地產檔案的信息。因此，在檔案管理系統中采用B/A/S與C/S相結合的模式，既便于提高檔案數據采集的效牢與操作簡便性，提高了信息的安全性，又便于外部州戶隨時隨地查詢和調案，有利于系統的發布與維護。
3．2 系統數據庫設計
數據庫邏輯結構設計的過程就是建立數據模型的過程，數據模型包括層次模型、網狀模型、關系模型和面向對象模型。關系模型是1970年美國的IBM首次提出的，自20世紀80年代以來推出的數據庫管理系統幾乎都支持這種關系模型，是目前應用最廣泛的數據模型 因此，這里采用關系模型。
RFID系統所涉及的數據可分為三大類：數據源的數據(來自相關業務系統)、中間庫數據、檔案系統數據。其中，中間庫中建立實體電子標簽簽收表，檔案系統數據又分為臨時信息和正式信息。檔案系統數據由條形碼數據庫和RFID數據庫一同構成，各類數據的組成和關系見圖2。
(1)相關業務辦理完畢后，業務系統按照約定的規則和數據標準，將業務信息(如房屋信息、權屬人信息等)寫人中間庫，同時在中間庫的條形碼簽收(交接)表、電子標簽簽收表中留下記錄。檔案實體南業務部門送交檔案館。
(2)檔案館收到文體檔案時，進入系統，從條形碼簽收(交接)表中獲取實體檔案對應的電子信息，在簽收文體時同時簽收電子信息。簽收時獲取電子標簽信息，存儲在電子標簽簽收表中，檔案管接收到檔案實體時，中間庫的業務信息、電子標簽的相大信息將復制到檔案館系統的臨時信息。這部分信息是不可對外利用的。
(3)檔案館人員對臨H寸信息進行整理校對，對合格的數據進行標注。整理好的數據作為正式信息．即可對外利用。在RED檔案管理系統數據庫中。更新經過信息校對的檔案在庫電子標簽簽收表中的狀態為“入庫”，具有“入庫”標志的檔案可對外利用。
按業務管理類型來分，房地產檔案管理系統的數據可以分為以下幾類：流程管理數據、檔案(實體)數據、業務數據、實體管理數據和系統管理數據。其中，檔案業務數據包括房屋基本信息、產權人信息、他項權利信息、案件信息等。系統管理數據包括各類參數設置、用戶設置、權限設置等。
3．3 RFID檔案管理系統數據表
基于RFID的房地產檔案實體管理系統的數據庫中包含了檔案追蹤表、電子標簽記錄表、監控點記錄表、實體電子簽收表、已歸檔電子標簽檔案數據表、出庫電子標簽記錄數據表、檔案架電子標簽數據表、檔案架層標數據表等，以下根據業務功能的劃分對這些重要表進行描述。
(1)電子標簽記錄表：記錄了檔案管理系統中所有合法電子標簽的信息，當有新的檔案標簽簽收、入庫、出庫時均要對標簽的合法性加以檢驗。而只有記錄在該表中的標簽才視為合法的標簽。檔案架標、層標也要存此表中進行檢驗，只有合法的、存本表巾記錄的標簽才允許存系統中使用。標簽lD是該表的主鍵。
(2)監控點記錄表、檔案追蹤表：監控點記錄表與檔案追蹤表是為實行檔案的追蹤而建立的；對于要監控的地點各安裝讀寫設備，當檔案實體標簽進入讀寫器范圍同時，便在系統中記錄該標簽的出現信息，如此初步實現了對檔案實體的追蹤。
(3)實體電子簽收表：實體電子標簽檔案簽收表建立在中間庫中，當電子標簽檔案簽收時更新電子簽收表中的信息。檔案的簽收表中，簽收流水號是主鍵。
(4)已歸檔電子標簽檔案數據表、出庫電子標簽記錄數據表：已歸檔電子標簽檔案數據表存放于正式庫中，檔案狀態為“入庫”時檔案可對外利用，檔案架標ID與檔案架層標ID共同構成了檔案存放的庫房位置信息。出庫電子標簽記錄數據表用于記錄所有電子標簽檔案的出庫記錄。
(5)檔案架電子標簽數據表、檔案架層標數據表：檔案架電子標簽數據表記錄了檔案架自身的信息，如檔案架的層容量；檔案架層標記錄了該層可容納檔案容量、現已容納的檔案數以及現在庫的檔案數，便利了檔案盤點時的統計。
(6)庫房位置電子標簽表：將庫房位置與檔案架標、檔案架層標關聯，庫房位置lD是該表的主鍵，位置記錄狀態標志該位置檔案是否存放已滿，此屬性為新檔案入庫位置分配提供幫助。
在現有條形碼系統中有些表是可以直接被RFID系統中利用的，比方說檔案信息表、房屋信息表、案件信息表、盤點表等，隨著RFID系統的逐步擴大化它將最終完全取代條形碼系統，而這些與業務相關的表在將來的應用中只需完全復制即可，現階段在條形碼系統與RFID系統共存的情況下只需授權給RFID系統讀寫這些表的權限即可。
3．4 電子標簽數據格式
在設計射頻卡數據結構時要考慮：
(1)將需頻繁訪問的實體特性的數據記錄到卡本身，可以減少對數據庫的頻繁訪問，通過讀寫器直接從電子標簽中獲取信息，使信息處理過程得到簡化。
(2)根據電子標簽不同的功能將電子標簽分為3種類型：一種是貼在檔案袋上的，稱其為實體標簽(Entity Tag)，可根據不同業務功能，確定不同的寫入內容；第二種是貼在檔案架上的，稱其為架標(Bookshelf Tag)，如檔案架編號、檔案架容量(指檔案架層數)；第三種貼在檔案架的檔案層上，稱其為層標(Layer Tag)，如檔案架標lD、層編號、層容量(指存放的檔案數)、層現容量(指現存庫檔案的實數量)、盤點時間、盤點人。在系統巾對電子標簽不同格式的處理利用XML文件來實現。
3．5 檔案管理系統的追蹤識別方案
房地產檔案館主要分為利用科、房產科、保管科3個部門，檔案的活動范圍也基本在這3個部門。在文中不考慮特殊情況，假設檔案從業務部門送來后就活動在這3個部門 在數據庫巾建立檔案活動追蹤表，用以追蹤檔案的實時位置。
在利用科、房產科、保管科均安裝讀寫器，一旦標簽進人讀寫器范圍就對檔案活動追蹤表加以更新，記錄標簽進入讀寫器范圍內的時間及地點，通過這種設汁將可以追蹤卡當案的活動經歷，便于檔案管理。在任意時刻當人們想獲取檔案時便可查詢到檔案的大體位置。
在庫房中通過建立架標、層標來實現對檔案的定位；在庫房內每個檔案架上安裝電子標簽，該標簽稱為架標，記錄庫房檔案架的編號；以架標為基礎。在每個檔案架的每層分別也粘貼電子標簽，稱其為層標；通過架標、層標的合作管理檔案的位置信息。
庫房管理員利用手持設備依次讀取檔案的架標、層標，然后讀取檔案實體標簽，如若某檔案實體放錯位置，則顯示出錯信息，提示管理員將檔案放人正確的位置，這樣就解決了檔案的亂架問題。當庫房管理員要尋找某些檔案時，也只需拿著手持讀寫設備即可快速查到檔案的具體位置。通過這種識別方法同時加快了檔案的盤點速度，使得檔案的盤點變得智能化。管理員不必再像過去那樣一本本地取出檔案實體掃描條碼進行盤點。
4 結語
無線射頻識別技術作為一種先進的自動識別技術。代表著自動識別技術前進的方向，將對現代工業和服務產生革命性的影響。RFID在房地產檔案管理中的應用，可以解決檔案材料在交接和使用中效率低、勞動強度大等問題。加快了檔案材料傳遞速度、減輕了工人勞動強度，全面提升了服務水平和管理水平。
1 開發背景假設
在房地產檔案管理系統信息化的今天，房地產檔案信息化系統的主要由信息利用、信息整理及實體管理三大功能模塊構成。房地產檔案管理系統的基本業務流程 見圖1。雖然不同的部門、不同類型的檔案具體內部執行有所不同，但從整體上看，系統均由上述三大功能模塊組成。
圖1 房地產檔案管理系統的基本業務流程
(1)以檔案袋為單位，每個檔案袋上均附有電子標簽。
(2)檔案館出入口處均安裝有RFID讀寫器。
(3)檔案實體在整個生命周期中，從檔案建立起擁有的檔案袋、在經檔案整理部門、再到庫房存放直至檔案銷毀之前，檔案袋均不允許更換。
(4)每個檔案架都貼有1個電子標簽，稱為檔案架標，檔案架的每層也分別貼有1個標簽，稱其為檔案架層標。
(5)檔案館已有基于條形碼技術的信息系統用于完成檔案的整理、簽收、入庫、出庫、盤點等流程的信息處理工作。系統開發目標：保證檔案館原有信息系統業務流程向智能檔案管理新流程的順利變革，實現以信息流管理為核心，將檔案館所有業務活動聯系起來，完成檔案電子標簽信息的有效共享。
2 在檔案管理系統中電子標簽的選型
電子標簽是檔案管理RFID技術應用的硬件設計部分，但是電子標簽的選型不僅影響到RFID技術應用過程的復雜性，而且直接影響到RFID自動識別信息系統的研發過程的復雜性。電子標簽選型時主要考慮頻率和存儲容量兩方面：中頻(如l3．56 MHz)讀寫器的抗干擾能力較強，但可識別距離比高頻(如915 MHz)讀寫器近，高頻電子標簽可被識別距離達5 m，而且被識別速度快、數據傳輸率高。現階段，為降低國內檔案管理系統RFID技術應用的難度及考慮到成本的問題，應避免在RFID檔案管理系統的開發中牽涉過多的電子標簽數據驗證細節，保證信息系統能夠以最簡單的方式準確地獲取、更新標簽數據，所以應該盡量選擇文用性強且已得到成功使用的電子標簽及相應讀寫器設備，I3．56 MHz的電子標簽比較符合以上要求。電子標簽應采用可讀寫標簽，目前可讀寫標簽多采用EEPROM(電可擦除只讀存儲器)方式存儲數據。
3 系統設計
3．1 系統體系架構設計
檔案的管理是一項信息量大、變動關系復雜、事務性很強的行政管理工作，檔案管理系統要求既兼顧到檔案館內部人員義考慮到外部遠程用戶。因此，采用us(客戶端/服務器)模式與B/A/S三層(瀏覽器/應用服務器/數據庫服務器)模式相結合的混合模式。對于內部用戶，采用us模式，可提高檔案數據采集的效率與操作簡便性；對于外部用戶采用B/A/S模式，以便于系統的發布與維護。充分利用瀏覽器方式的便捷，通過網絡查閱有關房地產檔案的信息。因此，在檔案管理系統中采用B/A/S與C/S相結合的模式，既便于提高檔案數據采集的效牢與操作簡便性，提高了信息的安全性，又便于外部州戶隨時隨地查詢和調案，有利于系統的發布與維護。
3．2 系統數據庫設計
數據庫邏輯結構設計的過程就是建立數據模型的過程，數據模型包括層次模型、網狀模型、關系模型和面向對象模型。關系模型是1970年美國的IBM首次提出的，自20世紀80年代以來推出的數據庫管理系統幾乎都支持這種關系模型，是目前應用最廣泛的數據模型 因此，這里采用關系模型。
RFID系統所涉及的數據可分為三大類：數據源的數據(來自相關業務系統)、中間庫數據、檔案系統數據。其中，中間庫中建立實體電子標簽簽收表，檔案系統數據又分為臨時信息和正式信息。檔案系統數據由條形碼數據庫和RFID數據庫一同構成，各類數據的組成和關系見圖2。
(1)相關業務辦理完畢后，業務系統按照約定的規則和數據標準，將業務信息(如房屋信息、權屬人信息等)寫人中間庫，同時在中間庫的條形碼簽收(交接)表、電子標簽簽收表中留下記錄。檔案實體南業務部門送交檔案館。
(2)檔案館收到文體檔案時，進入系統，從條形碼簽收(交接)表中獲取實體檔案對應的電子信息，在簽收文體時同時簽收電子信息。簽收時獲取電子標簽信息，存儲在電子標簽簽收表中，檔案管接收到檔案實體時，中間庫的業務信息、電子標簽的相大信息將復制到檔案館系統的臨時信息。這部分信息是不可對外利用的。
(3)檔案館人員對臨H寸信息進行整理校對，對合格的數據進行標注。整理好的數據作為正式信息．即可對外利用。在RED檔案管理系統數據庫中。更新經過信息校對的檔案在庫電子標簽簽收表中的狀態為“入庫”，具有“入庫”標志的檔案可對外利用。
按業務管理類型來分，房地產檔案管理系統的數據可以分為以下幾類：流程管理數據、檔案(實體)數據、業務數據、實體管理數據和系統管理數據。其中，檔案業務數據包括房屋基本信息、產權人信息、他項權利信息、案件信息等。系統管理數據包括各類參數設置、用戶設置、權限設置等。
3．3 RFID檔案管理系統數據表
基于RFID的房地產檔案實體管理系統的數據庫中包含了檔案追蹤表、電子標簽記錄表、監控點記錄表、實體電子簽收表、已歸檔電子標簽檔案數據表、出庫電子標簽記錄數據表、檔案架電子標簽數據表、檔案架層標數據表等，以下根據業務功能的劃分對這些重要表進行描述。
(1)電子標簽記錄表：記錄了檔案管理系統中所有合法電子標簽的信息，當有新的檔案標簽簽收、入庫、出庫時均要對標簽的合法性加以檢驗。而只有記錄在該表中的標簽才視為合法的標簽。檔案架標、層標也要存此表中進行檢驗，只有合法的、存本表巾記錄的標簽才允許存系統中使用。標簽lD是該表的主鍵。
(2)監控點記錄表、檔案追蹤表：監控點記錄表與檔案追蹤表是為實行檔案的追蹤而建立的；對于要監控的地點各安裝讀寫設備，當檔案實體標簽進入讀寫器范圍同時，便在系統中記錄該標簽的出現信息，如此初步實現了對檔案實體的追蹤。
圖2 數據組成關系邏輯圖
(3)實體電子簽收表：實體電子標簽檔案簽收表建立在中間庫中，當電子標簽檔案簽收時更新電子簽收表中的信息。檔案的簽收表中，簽收流水號是主鍵。
(4)已歸檔電子標簽檔案數據表、出庫電子標簽記錄數據表：已歸檔電子標簽檔案數據表存放于正式庫中，檔案狀態為“入庫”時檔案可對外利用，檔案架標ID與檔案架層標ID共同構成了檔案存放的庫房位置信息。出庫電子標簽記錄數據表用于記錄所有電子標簽檔案的出庫記錄。
(5)檔案架電子標簽數據表、檔案架層標數據表：檔案架電子標簽數據表記錄了檔案架自身的信息，如檔案架的層容量；檔案架層標記錄了該層可容納檔案容量、現已容納的檔案數以及現在庫的檔案數，便利了檔案盤點時的統計。
(6)庫房位置電子標簽表：將庫房位置與檔案架標、檔案架層標關聯，庫房位置lD是該表的主鍵，位置記錄狀態標志該位置檔案是否存放已滿，此屬性為新檔案入庫位置分配提供幫助。
在現有條形碼系統中有些表是可以直接被RFID系統中利用的，比方說檔案信息表、房屋信息表、案件信息表、盤點表等，隨著RFID系統的逐步擴大化它將最終完全取代條形碼系統，而這些與業務相關的表在將來的應用中只需完全復制即可，現階段在條形碼系統與RFID系統共存的情況下只需授權給RFID系統讀寫這些表的權限即可。
3．4 電子標簽數據格式
在設計射頻卡數據結構時要考慮：
(1)將需頻繁訪問的實體特性的數據記錄到卡本身，可以減少對數據庫的頻繁訪問，通過讀寫器直接從電子標簽中獲取信息，使信息處理過程得到簡化。
(2)根據電子標簽不同的功能將電子標簽分為3種類型：一種是貼在檔案袋上的，稱其為實體標簽(Entity Tag)，可根據不同業務功能，確定不同的寫入內容；第二種是貼在檔案架上的，稱其為架標(Bookshelf Tag)，如檔案架編號、檔案架容量(指檔案架層數)；第三種貼在檔案架的檔案層上，稱其為層標(Layer Tag)，如檔案架標lD、層編號、層容量(指存放的檔案數)、層現容量(指現存庫檔案的實數量)、盤點時間、盤點人。在系統巾對電子標簽不同格式的處理利用XML文件來實現。
3．5 檔案管理系統的追蹤識別方案
房地產檔案館主要分為利用科、房產科、保管科3個部門，檔案的活動范圍也基本在這3個部門。在文中不考慮特殊情況，假設檔案從業務部門送來后就活動在這3個部門 在數據庫巾建立檔案活動追蹤表，用以追蹤檔案的實時位置。
在利用科、房產科、保管科均安裝讀寫器，一旦標簽進人讀寫器范圍就對檔案活動追蹤表加以更新，記錄標簽進入讀寫器范圍內的時間及地點，通過這種設汁將可以追蹤卡當案的活動經歷，便于檔案管理。在任意時刻當人們想獲取檔案時便可查詢到檔案的大體位置。
在庫房中通過建立架標、層標來實現對檔案的定位；在庫房內每個檔案架上安裝電子標簽，該標簽稱為架標，記錄庫房檔案架的編號；以架標為基礎。在每個檔案架的每層分別也粘貼電子標簽，稱其為層標；通過架標、層標的合作管理檔案的位置信息。
庫房管理員利用手持設備依次讀取檔案的架標、層標，然后讀取檔案實體標簽，如若某檔案實體放錯位置，則顯示出錯信息，提示管理員將檔案放人正確的位置，這樣就解決了檔案的亂架問題。當庫房管理員要尋找某些檔案時，也只需拿著手持讀寫設備即可快速查到檔案的具體位置。通過這種識別方法同時加快了檔案的盤點速度，使得檔案的盤點變得智能化。管理員不必再像過去那樣一本本地取出檔案實體掃描條碼進行盤點。
4 結語
無線射頻識別技術作為一種先進的自動識別技術。代表著自動識別技術前進的方向，將對現代工業和服務產生革命性的影響。RFID在房地產檔案管理中的應用，可以解決檔案材料在交接和使用中效率低、勞動強度大等問題。加快了檔案材料傳遞速度、減輕了工人勞動強度，全面提升了服務水平和管理水平。
