信息時代下的辦公環境，計算機及網絡缺一不可。因為信息的有效性，是今日企業面對競爭時的第一線利器，也是提升企業流程與人員產值的基礎；同時，好的信息亦能提供更實時、符合客戶需求的服務，進而一步提升客戶滿意度。

然而信息的大量泛濫，使得如何在第一時間得到精確的信息，成為所有企業保持競爭力的關鍵，因此，人們常說信息要 「Information on Demand（IOD， 隨選信息）」。這項概念包含了三個要素：信息、人或流程，以及時間，即是「在需要的時間，能立刻地將正確的信息傳遞給需要的人」，若此三者能流暢地配合，將表示企業的信息系統已相當完善。

而從基礎建置、 IT 生命周期管理，到應用系統，只要跟企業 IT 系統相關的，全都屬于信息服務的范圍，同時也應該被視為一個整體來考慮。這個概念看似簡單，其實要做到還需要很多層面的配合和管理，包括經常維護基礎建置的信息環境，及建立一套IT生命周期管理 (IT Lifecycle Management) 計劃，以創造企業價值，和降低各種不同型態信息整合的風險性。

總而言之，它的重點在于信息全體的「整合」，從環境到信息來源統一用一個平臺、格式去處理，避免讓信息分散各處。例如整理家庭時，先要將東西用品全部整理歸位，才不至于每當找不到要用的東西，就需另行購買。

隨選即用，改變了市場趨勢
Information On Demand 的概念，提供一個完善整合的環境，讓信息能快速有效地存取、管理和傳遞。因此，企業為了要有更好的管理能力，以取得更為整合、實時、精確的信息，開發了許多前端的數據分析平臺和后臺的數據庫機制。

但這是否表示企業必須開始花費大筆預算，以建立昂貴的信息處理系統？答案并非如此。由于 Information On Demand 就是一種信息的服務，企業不僅不需舍棄現有的IT建置，反而還可收回對信息的主控權。根據 IBM 的定義，它包含兩項核心：

信息服務：提供信息管理、信息整合、內容管理、分析探索，以及主要數據管理等服務，讓企業可以有效管理，并針對信息采取適當的行動。
信息加速機制：結合信息服務的 best practice （最佳實務）和專業知識，解決與各產業相關的信息問題。
所以，并非一味地投資、導入復雜的系統平臺，就可以解決問題。各家企業的信息復雜度都不盡相同，基礎信息建置就像是房子的地基，必須穩固、也要能夠靈活管理。其重點是要如何靈活運用現有的設備，將其功能發揮到極致。

透過檢視企業現有的IT設備，不難發現有許多的商業流程，都可在多種應用程序、中間件、數據庫、服務器或操作系統中執行。這些系統彼此間可以互相溝通，然而卻無法全面、統一地檢視各種來源信息。據了解，近八成的企業有兩個以上的數據庫， 25% 的企業有 15 個以上的數據庫。而擁有十億美元資產的公司，平均都有 48 個各自獨立的財務系統，甚至 2.7 個 ERP 系統。

這些大量分散的信息不但加重管理上的困難，造成重復管理的人力時間浪費，更因其影響了企業決策和響應的速度，造成企業競爭力的下降。人們常說，「錯誤的信息比沒有信息還糟」，如果一個可能是一季前、甚至半年前非實時的信息進來，對于瞬息萬變的信息及商業市場而言，就顯得過時且無法參考。

公司的信息成熟度為何？
Information On Demand 其實并非是個復雜難懂的管理方式。 IBM 將企業的「信息運用之成熟度」，分成下列五個階段：
第一階段：以資料來營運。這個階段著重于數據和報告，而且主要是營運報表，無法跨系統檢視，可能還是靠簡單的 Excel 和 PC 來處理信息。

第二階段：用信息來管理業務。企業已有策略性的內容管理系統，可以做到基本的數據互動，鏈接小型數據庫，并套用數據倉儲的信息整合技術來協助管理。

第三階段：化信息為策略資產。企業著手運用信息管理，并體認到信息基礎架構的重要性。透過采用服務導向架構 (SOA) 的虛擬化原則，將非結構性信息（如 email） 和結構來源互相整合，也開始需要更強大的信息管理模式，及制定了 ITLM 計劃。這時的信息不但不是營運的輔助品，反而應該被視為企業資產，因為該階段的信息可以帶動創新，創造企業的差異化，信息的價值也因應而生。

第四階段：以信息帶動創新。企業開始尋找以信息帶動創新的方法，并且采用了 SOA 架構，提供整合的環境，促使信息可以溝通無礙。這時企業主要專注于透過信息來創造新的商業流程，甚至會用主動預測的方式來管理商業流程。

第五階段：以信息凸顯競爭差異。企業會利用信息來簡化商業流程，透過內外部的網絡平臺，促進更好的產品或是服務；或提供一個整合上下游供應鏈的網絡平臺，強化和事業伙伴、供貨商之間的關系和互動。此時信息的運用已經高度成熟，信息的價值充分地落實，并且可以實時察覺和響應市場與業務的變化。

臺灣許多中小企業目前都還停留在第二階段，若是因為業務量不大，就不認為有必要提升信息的成熟度，是件很可惜的事。然而，藉由一些方法亦能達到活用設備的目的，例如：

簡化數據庫管理：使用一些自動化的功能和進階工具，簡化數據庫的管理和開發工作，并且把重要的資源分配給重要的核心工作。
虛擬化技術：使用數據壓縮和分層存盤的技術等虛擬化的功能，降低儲存成本。
數據庫優化：數據庫優化功能，可以增加 SAP 應用程序的服務器和中間件的使用率，進而提高效能。于七月底推出的 IBM DB2 v.9 是市面上唯一可完整處理 XML 文件格式的新一代關系數據庫，它可支持 Linux、Unix 和 Windows 平臺，具有 68 項專利技術，是 750 名開發人員研究五年的心血結晶，不僅可以幫助企業解決數據庫難題，并且亦著重與 SAP 的合作關系，期望能帶給企業最大的利益。
使用集中式的數據庫平臺或功能，讓用戶可以輕松取用存放在企業各部門的信息。
透過上述作法，可以讓企業降低成本、提升效率。不管任何層級的企業都可以善加管理自己的信息環境，讓信息成為企業的助手、導引、策略指標，而不是需要解讀的密碼和負擔。也藉由收回信息主導權，企業將可強化競爭力，在微利的時代創造出差異化的價值。

建構成為 Information On Demand 的關鍵能力
信息必須透明而完整，才能成為決策的依據，否則采用錯誤的信息反而失去信息的價值。為此，IBM特地定義四項關鍵能力為建構核心，讓企業可隨著 「Information On Demand 成熟度模型」的提升而愈趨成熟。下面四種能力可讓企業判斷自己處于成熟度模型的哪一個階段。

監管及變更管理的能力：企業的商業策略與信息策略必須整合，才能適時將正確信息放到適當的環境，傳送給正確的人。一旦確定要這么做，就要依據企業的監管及執行原則來實施策略。如此一來，才能控制和管理整個企業的信息，并同時支持新整合的商業流程及舊有流程。
商業流程持續創新的能力：若要讓整個企業都能取用信息，一定要先將信息從高度專門化的商業流程中分離出來。一旦將信息分離出來后，就能利用豐富、可信賴且完整的信息，來創新商業流程。
將信息放到適當環境的能力：信息若沒有重點、相關程度不高或無法協助判斷采取何種行動，信息就沒有價值，因此，才需要「將信息放到適當的環境」。要達成此一目的，整個企業內各自獨立的技術及商業環境定義的信息，都必須采用一致的語義，以便所有人完全了解信息，并能直接將信息嵌入適當的商業流程。
彈性基礎架構：企業必須迅速響應千變萬化的商業需求，才能保持競爭優勢。若要擁有這樣的適應力，企業必須擁有一個能無縫整合、完整管理所有信息資產（包括結構化數據及非結構化內容）的架構。
能否善用信息，是未來企業生存的重要指標
由于信息十分重要，任何系統的導入都會造成商業流程的改變，加上各產業的商業要求極為復雜并有其專業性，如零售業、物流業對 RFID （無線射頻辨識）解決方案的仰賴，或是許多像金融業的國際會計標準、新巴塞爾資本協議 (Basel II)、 國際會計標準 (IASB)、 沙賓法案 (Sarbanes-Oxley)， 以及醫療保健業的健康保險和責任法案 (HIPPA) 等復雜法規，都必須靠非常專業的人員去處理。而對人員編制有限的中小企業而言，更是無法單靠人力去因應所有的法令規范，因此特別需要建立 Information on Demand 的信息服務。它不僅是一套針對法規項目的解決方案，還是綜合的解決方案，涵蓋風險數據的擷取和分析，包括內容管理、紀錄管理、信息整合和儲存等整包的技術。

然而，企業要委外這些信息服務，則需慎選合作伙伴。該伙伴不能只是硬件供貨商或系統整合商，而須是中立的信息服務業者，才能以客觀、專業的角度來提供建議，并具備較多的資源和經驗，以響應各產業的復雜需求。目前臺灣已經有少數的專業信息服務提供商，都可以提供這樣完整的服務，且服務的范圍也漸漸往下朝中小企業延伸。

基本上，在全球化的時代，企業無論大小，營運目標和方針都應更有遠見，而非只著眼于解決單一問題，或在乎縮減預算。藉由與一個好的信息服務業者合作，以重整其信息環境，很多問題也就迎刃而解，事半功倍。然而在此之前，企業得先要徹底e化，也就是將資料全部數字化，才能進一步談到重整。而在信息時代下，經濟的游戲規則已然不同，因此不能再用傳統的苦干思維去管理。善用系統、善用工具，以建立一個靈活、彈性的信息環境，絕對是未來企業能否永續生存的明確指標之一。